3.1.1 Verfahren

Im Rahmen der zukünftigen Pflege und der Einarbeitung von neuen Anforderungen der Anwender werden Änderungsanträge (Work Requests) nur bezüglich des aktuellen EANCOM®-Standards (EANCOM® 2002, Syntaxversion 3 und 4) bearbeitet (vorige Versionen werden nicht unterstützt). 

3.1.2 Verfahren bei Änderungsanträgen (Work Requests)

Bei der Implementierung von EANCOM® können Anwender u. U. feststellen, dass einige Geschäftsanforderungen nicht erfüllt werden. Sie können dann eine Erweiterung des Standards durch neue Codes, Datenelemente, Segmente oder Nachrichtentypen beantragen.

Für die Beantragung von Änderungen oder Ergänzungen in EANCOM® ist folgende Verfahrensweise festgelegt:

1. Der Änderungsantrag (Work Request) eines Anwenders muss an die GS1-Mitgliedsorganisation adressiert werden, bei der er registriert ist.

2. Ein Änderungsantrag muss bestimmte Kriterien erfüllen, bevor er an die zuständige GS1-Organisation weitergeleitet wird: 

3. Die GS1-Organisation beurteilt den Änderungsantrag und, falls keine Lösung im Rahmen des aktuellen EANCOM®-Handbuchs zur Verfügung steht, leitet sie diesen an den Global Standards Management Process (GSMP) weiter.

4. Die zuständige GS1-Organisation informiert den Antragsteller über das Ergebnis des Änderungsantrages im Rahmen des GSMP. 

3.1.3 Veröffentlichung von Codelisten

Alle zwei Jahre wird eine neue Ausgabe des EANCOM® 2002-Handbuchs veröffentlicht. Es enthält Änderungen am Standard, die als Work Request bis zum Ende des Vorjahres der Veröffentlichung bearbeitet wurden, d.h. Ausgabe 2016 (veröffentlicht im Jahr 2017) enthielt akzeptierte Änderungen bis zum Ende 2015.

Die in den Zeiträumen zwischen den Ausgaben hinzugefügten Codes werden im Global Data Dictionary - GDD veröffentlicht. Neue Codes können dem GDD bis zu 4 Mal pro Jahr hinzugefügt werden, wenn die Arbeitsanfragen genehmigt werden.
Die von GS1 zu EANCOM hinzugefügten Codes werden bei UN/CEFACT eingereicht, um in das nächste EDIFACT Directory aufgenommen zu werden. Wenn der neue Code vom Antragsteller dringend benötigt wird, kann GS1 einen GS1 Temporary Code zuweisen, der dann durch den endgültigen, von UN/CEFACT zugewiesenen Code ersetzt wird.

Es ist zu beachten, dass die GS1 Temporary Codes und die von UN/CEFACT zugewiesenen endgültigen Codes immer unterschiedliche Werte haben. Daher können die vorläufigen GS1-Codes nur im Rahmen einer bilateralen Vereinbarung zwischen den Handelspartnern eingeführt werden, wobei zu berücksichtigen ist, dass sie aktualisiert werden müssen.

Die GS1 Temporary Codes, für die der endgültige EDIFACT-Wert zugewiesen wird, werden in der nächsten EANCOM-Ausgabe zur Löschung markiert und in der darauf folgenden Ausgabe physisch gelöscht.

Die von GS1 zugewiesenen Codes, die nicht an UN/CEFACT übermittelt werden sollen, sind als GS1 Permanent Codes gekennzeichnet. Ihre Werte werden nicht geändert.

Codelisten, die auf UN/ECE-Empfehlungen beruhen, wie z. B. DE 4053, 6411, 7065 und 8067, enthalten die URL zur Website der Verwaltungsbehörde. In der ENCOM-Ausgabe 2016 wurden die aus den Empfehlungen stammenden Codes zur Streichung markiert. In der Ausgabe 2018 werden sie entfernt und nur durch den Verweis auf die UN/ECE-Website ersetzt, nur die GS1 Temporary Codes werden in der EANCOM-Spezifikation aufgeführt. Ziel ist es, die Konsistenz mit der übergeordneten Codeliste aufrechtzuerhalten.

Die Verwaltung der GS1-Codelisten wird in der auf der GS1-Website veröffentlichten Code List Maintenance Policy ausführlich erläutert.

3.2.1 Veröffentlichungen

Die Implementierung eines EDI-Projekts beinhaltet viele Einzelschritte.

GS1 hat weitere detaillierte Dokumente veröffentlicht, die in die Szenarien für jede EANCOM®-Nachricht einführen und beschreiben, wie sie miteinander agieren sollten.

Die derzeit zur Verfügung stehenden Veröffentlichungen von GS1 sind unter www.gs1.org//ecom/standards/guidelines#eancom zu finden.

Darüber hinaus bietet auch die GS1 Germany deutsche Publikationen zum Thema EDI für ihre Kunden. Diese sind unter den folgenden Link zu finden.

3.2.2 EANCOM®-Handbuch

Die Verbreitung bzw. der Vertrieb des EANCOM®-Handbuches sowie weiterer Dokumentationen und Informationen erfolgt durch die nationalen GS1-Mitgliedsorganisationen. Interessierte Firmen sollten Kontakt zu ihrer nationalen GS1-Organisation aufnehmen, um die Dokumentation zu erhalten.

Es ist wichtig, dass die EANCOM®-Nutzer den GS1-Organisationen bekannt sind, um sie über die aktuellen Entwicklungen hinsichtlich des Standards und der zugehörigen Dokumentationen auf dem Laufenden zu halten.

3.2.3 EANCOM® und Datenabgleich

Die effektivste und effizienteste Nutzung von EANCOM®-Nachrichten hängt von der Genauigkeit bei der Datenpflege ab.

Die Beteiligten an einer EDI-Transaktion müssen in der Lage sein, Daten durchweg zu nutzen und richtig zu interpretieren.

Der Datenabgleich ist der empfohlene erste Schritt beim Aufbau einer EDI-Beziehung und EANCOM®-Implementierung zwischen Partnern, da dieser Abgleich die Effizienz und Verlässlichkeit in den weiteren Schritten erheblich erhöht.

Der Datenabgleich und die nachfolgende Nutzung von GTIN und GLN ermöglicht es EANCOM®-Nutzern, ihre Prozesse neu zu gestalten und alle überflüssigen Daten und Aktivitäten an den verschiedenen Stellen der Liefer- und Datenkette einzusparen.

3.2.4 EANCOM®-Übersetzungstabellen

Einer der ersten Schritte bei einer EANCOM®-Implementierung ist die Erstellung von EANCOM®-Übersetzungstabellen, die genutzt werden, um die Anwendungsdaten in den EANCOM®-Nachrichten zuzuordnen.

Solche Mappingtabellen dienen als Zwischenschritt zwischen Inhouse-Anwendung und EDI-Konvertersoftware.

Obwohl es möglich ist, für jede Geschäftsbeziehung eine eigene Übersetzungstabelle zu erstellen, wird dies nicht empfohlen, da so jeweils separate Übersetzungstabellen benötigt werden, wenn die EDI-Beziehung auf andere Partner oder Branchen ausgedehnt wird.

Um dieses mögliche Problem zu vermeiden, wird ausdrücklich empfohlen, eine Mappingtabelle zu benutzen, die die volle Struktur einer EANCOM®-Nachricht unterstützt.

Eine solche Entscheidung dient dem Investitionsschutz, wenn die EANCOM®-Anbindungen zukünftig ausgeweitet werden sollen.

3.2.5 Unterstützung von Nachrichtenversionen

Eine Bedingung für eine erfolgreiche EDI-Implementierung ist die Stabilität des angewendeten Standards inklusive Syntax, Nachrichtentypen, Datenelementen und Codes. Der kürzeste Zeitabstand zwischen zwei Versionen für EANCOM®-Nachrichten wurde auf zwei Jahre festgelegt.

Da es unmöglich ist, dass alle Handelspartner zur gleichen Zeit auf die neue Version wechseln, sollten die Anwender in der Lage sein, zwei Versionen des gleichen Nachrichtentyps zu verarbeiten, d. h. die aktuelle und vorangegangene Version.