Wichtiger Hinweis

Um den Anforderungen des HGB § 37a (Angaben auf Geschäftsbriefen) gerecht zu werden, wurde in allen NAD-Segmenten, die einen Nachrichtensender identifizieren können, die Datenelementgruppe C058 geöffnet. Sollten die 5 Datenelemente (DE) 3124 mit jeweils bis zu 35 Stellen nicht ausreichen, werden direkt nachfolgende RFF-Segmente, qualifiziert mit DE 1153 = GN verwendet, das DE 1154 hat jeweils eine Kapazität von bis zu 70 Stellen. Nur in den Fällen, wo dem NAD-Segment keine RFF-Segmente folgen, dürfen RFF+GN... aus dem Kopfteil der Nachricht für diesen Zweck verwendet werden. Innerhalb dieser Anwendungsempfehlungen von GS1 Germany sind davon nur die Nachrichten REMADV und SLSFCT betroffen.

Die vorliegende Dokumentation bietet verschiedene Einstiegsmöglichkeiten

Introduction

„Introduction“ enthält eine kurze Beschreibung zur jeweiligen Nachricht.

BusinessTerms

„BusinessTerms" bietet ein Verzeichnis zum Direkteinstieg anhand der laufenden Segmentnummer.

Diagram

„Diagram" listet die einzelnen verwendeten Segmente in der Reihenfolge auf, die durch die EANCOM®-Nachricht vorgegeben ist. Allerdings wird jedes Segment nur einmal angezeigt. Dadurch können sich Sprünge in der laufenden Nummerierung gegenüber der Nachrichtenstruktur ergeben.

Structure

„Structure" listet die einzelnen verwendeten Segmente in der Reihenfolge auf, wie sie durch die EANCOM®-Nachricht vorgegeben ist. Dabei wird in der Regel für jede Information ein eigenes Segment beschrieben. Ausnahmen entstehen dann, wenn Segmente nur in begrenzter Anzahl vorkommen und alternative Informationen enthalten können, z.B. Segment BGM.

Segmentlayout

„Segmentlayout" stellt die betriebswirtschaftlichen den entsprechenden Elementen der EANCOM® -Syntax gegenüber.

Codes

"Codes" enthält eine Aufstellung der in der Nachricht verwendeten Codes.

Examples

„Examples" enthält mindestens ein kommentiertes Beispiel für eine Nachricht. Beachten Sie bitte, dass aus dokumentationstechnischen Gründen in den Beispielen Datenelement-Trennzeichen enthalten sein können, die in Echtnachrichten durch Gruppen-Trennzeichen dargestellt werden müssen.

Print

"Print" öffnet die PDF-Dokumentation zu der entsprechenden Nachricht.

Nachrichtenaufbau

Kopf-Teil

Angabe von Rechnungssteller und -empfänger, Lieferanschrift, Lieferdatum und Belegnummer.

Positions-Teil

Angabe von GTIN zur Identifikation von Waren und Dienstleistungen und deren Menge.

Summen-Teil

Der Summenteil enthält die Gesamtsummen des Beleges ohne Steuerangaben.

Hinweise

Der Liefernachweis ist strukturell wie die Rechnung aufgebaut. Je Lieferung/ Lieferanschrift wird - sofern die Austauschpartner keine Einzelrechnung vereinbart haben - ein Liefernachweis erstellt, der in einer referenzierten (Sammel-) Rechnung mündet. Aus diesem Grund werden auch im Liefernachweis die Begriffe "fakturierte" oder "berechnete" Menge verwendet.

Steuerangaben dürfen nicht enthalten sein, Preis- und Wertangaben können im bewerteten Liefernachweis angegeben werden.

Da im Liefernachweis Gutschriften nur an negativen Mengenangaben erkennbar sind, müssen alle Beträge (außerhalb von ALC-Gruppen) vorzeichengerecht dargestellt werden.

Hinweise zu den INVOIC-Dokumentationen

Hinweis zum Positions-Teil der Dokumentation

Der Positions-Teil wird in 4 Abschnitten dargestellt:

1. Hauptposition

Dieser Positions-Teil muss in der Nachricht verwendet werden und beschreibt eine Fakturiereinheit, sofern keine Sortimente berechnet werden, die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen (vgl. 4. Positionsteil).

Unterpositionen:

2. Positions-Teil für die Verbrauchereinheit

Dieser Positions-Teil kann in der Nachricht verwendet werden (anwenderabhängig auch muß) und beschreibt z.B. Schirme, die sich in dem Karton befinden.

3. Positions-Teil für nicht fakturierte Sortimentsinhalte

Dieser Positions-Teil wird nur dann in der Nachricht verwendet, wenn es sich bei der fakturierten Einheit im ersten Positions-Teil um Displays oder Sortimente handelt, deren detaillierte Inhalte gelistet werden, z.B. unterschiedliche Schirmmodelle.

4. Positions-Teil für fakturierte Sortimentsinhalte

Dieser Positions-Teil wird nur dann in der Nachricht verwendet, wenn es sich im ersten Positions-Teil um Displays oder Sortimente handelt die nicht berechnet, sondern deren einzelne Inhalte fakturiert werden, z.B. wenn die enthaltenen Produkte unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen unterliegen.

Folgende Kombinationen sind möglich:

Berechnung eines Einzelartikels

o Nur 1. Hauptposition, wenn Fakturiereinheit = Verbrauchereinheit

Berechnung eines Einzelartikels (Gebinde) und Angabe der enthaltenen Verbrauchereinheiten

o 1. Hauptposition plus 2. Unterposition

Berechnung eines Mischkartons (Sortiment) und Angabe der enthaltenen Artikel

o 1. Hauptposition plus 3. Unterposition (Stückliste)

Berechnung der enthaltenen Artikel eines Mischkartons (Sortiment)

o 1. Hauptposition zur gelieferten Menge, plus 4. Unterposition zur Berechnung, wenn Artikel unterschiedlicher Steuersätze im Sortiment enthalten sind.

Vereinbarungen zum Positionsteil

Artikel ohne Berechnung

[1] nicht verkäufliche Ware (Gebrauchsmuster)
QTY+192 (Menge ohne Berechnung)
PRI+AAB = 0
MOA+203 = 0

[2] verkaufsfähige Ware
QTY+192 (Menge ohne Berechnung)
PRI+AAB (Artikelpreis)
MOA+203 = 0

Vereinbarungen zum Summenteil

Angabe des Segmentstatus unter „Dokumentation zum Segment“

In allen MOA-Segmenten aller EDI-Anwendungsempfehlungen vom Typ "INVOIC" mit Segmentstatus "Kann" (UNH DE 0065 = INVOIC) ist der Wert Null in DE 5004 NICHT zugelassen und das MOA-Segment wird ausgelassen, es sei denn, es handelt sich um eine qualifizierte Null (z. B. steuerpflichtiger Wert = Null bei nicht-steuerbaren Umsätzen, z. B. Spenden).

In allen MOA-Segmenten aller EDI-Anwendungsempfehlungen vom Typ "INVOIC" mit Segmentstatus "Muss" (UNH DE 0065 = INVOIC) muss ein Wert in DE 5004 angegeben werden, auch wenn dieser Null (0) ist.

Ist in einer Rechnung/Gutschrift neben versteuertem Umsatz mindestens eine Position umsatzsteuerbefreit, so müssen entsprechende SG52 im Summenteil und im Rechnungslisten-summensatz enthalten sein.

Der steuerpflichtige Betrag (MOA+125) und der Steuerbetrag (MOA+124) müssen angegeben werden, auch wenn sie den Wert Null (0) ausweisen.

Die Segmentgruppe 52 wird nur verwendet, wenn mehr als ein Steuersatz in der Rechnung enthalten ist. Zu jedem im Positionsteil vorkommenden Steuersatz muss eine SG52 vorhanden sein. Ist in einer Rechnung/Gutschrift neben versteuertem Umsatz mindestens eine Position umsatzsteuerbefreit, so müssen entsprechende SG52 im Summenteil und im Rechnungslistensummensatz (BGM+393...) enthalten sein (sofern dessen Anwendung bilateral vereinbart wurde).

REFERENZIERUNGEN IM GETRÄNKESEKTOR

Begriffsbestimmung zur Typisierung

Besonderheiten einer Leergut-Salden-Statistik

Der Nachrichtentyp INVOIC dient originär dazu, gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen zu fakturieren bzw. gut zu schreiben. Die Übermittlung von statistischen Informationen ist grundsätzlich nicht vorgesehen.

Innerhalb der Getränkebranche gehören zu den rein fakturierten Waren und der damit ausgestellten Rechnung jedoch in der Regel bepfandete Leergutbehältnisse (Flaschen, Rahmen und Gebinde), die einen durchlaufenden Posten darstellen, dennoch aber Forderungsbestandteil werden können.

Die Benutzung des Nachrichtentyps INVOIC als Proforma-Rechnung ermöglicht den Austausch der zur Statistik notwendigen Daten, die zur Beurteilung von Beständen und Werten notwendig sind. Eine Fakturierung der Pfandwerte über die Nachricht ist nicht vorgesehen, sie dient rein informatischen Zwecken und erhält keine Umsatzsteuer!

Es sollen lediglich die Voraussetzungen für eine elektronische Abwicklung geschaffen werden. Durch die elektronische Abwicklung selbst erfolgen keine Saldenanerkenntnisse. Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind im übrigen zwischen den Geschäftspartnern bilateral zu klären.

Die Verfasser weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Verwendung des Nachrichtentyps INVOIC als Proforma-Rechnung (Kennzeichnung im Segment BGM, Datenelement 1001) standardkonform zur EANCOM-Anwenderrichtlinie ist, jedoch im Unterschied zu einer Handelsrechnung, Gutschrift o.ä. abweichende Qualifier im Segment QTY (Menge) verwendet.

Begriffsbestimmung zur Typisierung

Ein Typ definiert die logistisch funktional-relevanten Merkmale (Typkriterien) gleichartiger Pfandartikel je Einsatzzweck und fasst diese zusammen (=Klassifikation). Typkriterien für Getränke-Mehrweg sind Pfandbetrag und Stapelbarkeit. Dadurch wird die Voraussetzung geschaffen, eine gebündelte Mehrweg-Rückführung mit einer eineindeutigen, artikelübergreifenden Typ-Nummer abzuwickeln.

Die klassifizierenden Typnummern für Mehrweg werden nach einer Kriteriennormung an zentraler Stelle (GS1-Germany) vergeben.

Die Vergabe der Pfandartikel-GTIN erfolgt durch den jeweiligen Datenverantwortlichen (z.B. Abfüller) und bezieht sich auf den individuellen Pfandartikel.

Jeder der Pfandartikel hat also zwei eineindeutige Nummern, eine klassifizierende und eine artikelbezogene Nummer, die je nach Anforderung der mehrstufigen Prozesskette flexibel eingesetzt werden können.

Typ-GTIN / Pfandartikel-GTIN von Leergut

Beispiele

Erläuterungen zu Kurzbezeichnung

BK = Bierkasten (Kasten inkl. Flaschen)
BR = Bierrahmen (Kasten ohne Flaschen)
WK = Wasserkasten (Kasten inkl. Flaschen)
WR = Wasserrahmen (Kasten ohne Flaschen)
FL = Flasche

Allgemeine Erläuterungen

Die o.a. Vorab-Typnummern werden zunächst nur für Pilotanwendungen des ECR-Getränkekreises/International Council for RTI vergeben. Sie basieren auf den zur Zeit erarbeiteten Typkriterien (Pfandbetrag und Stapelbarkeit).

REFERENZIERUNGEN IM PRESSESEKTOR

Besonderheiten der Presse-Abrechnung

Bestandteile der Presse-Abrechnung

Die Presse-Rechnung besteht aus den Sammel-Rechnungen und Liefernachweisen, die in der Übertragungsdatei enthalten sind. Sofern entsprechend vereinbart, kommt eine Sammelabrechnung in Papierform hinzu, die auf die Übertragungsdatei verweist. Nachrichtlich werden in den Fällen, in denen dies so vereinbart ist, in der Übertragungsdatei Rechnungslistensummen übermittelt, die alle in der Übertragungsdatei enthaltenen Sammel-Rechnungen eines Rechnungsstellers zusammenfassen, die an einen Rechnungslistenempfänger geschickt werden. Für die Rechnungsprüfung erhalten die belieferten Filialen eine ebenfalls nur nachrichtliche Aufstellung in Papierform über alle Belastungen und Gutschriften der zurückliegenden Woche.

Aufbau der Presse-Abrechnung

Es werden Liefernachweise für alle Lieferungen, Nachlieferungen, Korrekturen, Remissionen und sonstigen Geschäftsvorfälle generiert.

In der Sammel-Rechnung werden alle Rechnungspositionen einer Woche (Lieferungen, Nachlieferungen, Korrekturen, Remissionen, sonstige Rechnungspositionen) ungeachtet der Belegart und der Folge auf GTIN-Basis (= 13-stelliger Hauptcode) artikelspezifisch saldiert (z. B. Lieferungen einer Woche + Nachlieferungen einer Woche – Lieferberichtungen einer Woche – Remissionen einer Woche = Gesamtmenge x Preis = Rechnungsposition).

Die in den Sammel-Rechnungen einer Woche ausgewiesenen Nettorechnungsbeträge und Steuerbeträge werden, sofern entsprechend vereinbart, in einer Rechnungslistensumme je Rechnungslistenempfänger zusammengefasst. Die Rechnungslistensumme wird nur nachrichtlich übermittelt.

Sollte eine Sammelabrechnung erstellt werden, werden in dieser die Rechnungsentgelte und Steuerbeträge für die Umsätze eines Übertragungszeitraums (Woche) in Summen zusammengefasst. In der Sammelabrechnung wird auf die Übertragungsdatei verwiesen, die die Sammel-Rechnungen und die Liefernachweise enthält.

Rechnungsangaben

Soweit keine Sammelabrechnung erstellt wird oder soweit zwar eine Sammelabrechnung erstellt wird, die von § 14 Abs. 4 UStG verlangten Rechnungsangaben aber nicht in der Sammelabrechnung enthalten sind, sind die von § 14 Abs. 4 UStG verlangten Rechnungsangaben in den Sammel-Rechnungen und den Liefernachweisen enthalten.

Die aufgeführten Beteiligten werden mit GLN (Internationale Lokations Nummern) identifiziert, die Teil der Stammdaten der Beteiligten sind. Die Adressen zu den Nummern, welche von GS1 Germany vergeben wurden, sind unter www.gepir.de abrufbar.

Die Sammel-Rechnungen enthalten die Angabe des Liefer-/Abrechnungszeitraums. Der Lieferzeitpunkt für die einzelnen Lieferungen und Nachlieferungen ergibt sich aus den Liefernachweisen.

Das geschuldete Entgelt ergibt sich aus den Sammel-Rechnungen und der - sofern erstellt - Sammelabrechnung.

Bestandteile der EDI-Anwendungsempfehlungen für Presseerzeugnisse

Der Aufbau der Sammelabrechnung - sofern erstellt - wird erläutert in der EDI-Anwendungsempfehlung von GS1 Germany für Presseerzeugnisse, Sammelabrechnung (zusammenfassende Rechnung), in Verbindung mit EANCOM® 2002 S3, INVOIC.

Der Aufbau der Übertragungsdatei wird erläutert in der EDI-Anwendungsempfehlung von GS1 Germany für Presseerzeugnisse, Service-Segmente (Übertragungsdatei), in EANCOM® 2002 S3.

Der Aufbau der Sammel-Rechnungen wird erläutert in der EDI-Anwendungsempfehlung von GS1 Germany für Presseerzeugnisse, Rechnung/Gutschrift (INVOIC), in EANCOM® 2002 S3.

Der Aufbau der Liefernachweise wird erläutert in der EDI-Anwendungsempfehlung von GS1 Germany für Presseerzeugnisse, Liefernachweis ((Proforma)INVOIC), in EANCOM® 2002 S3.

Der Aufbau der nachrichtlich übermittelten Rechnungslistensummen - sofern erstellt - wird erläutert in der EDI-Anwendungsempfehlung von GS1 Germany für Presseerzeugnisse, Rechnungslistensumme (INVOIC), in EANCOM® 2002 S3.

Begriffsbestimmungen

In allen EDI-Anwendungsempfehlungen werden die Begriffe Lieferanschrift, Käufer, Rechnungsempfänger und Rechnungslistenempfänger verwendet.

Lieferanschrift

Die Lieferanschrift ist die Adresse, an die Ware geliefert wird. Dies kann sein eine Filiale eines Filialisten oder ein rechtlich selbständiges Unternehmen, das dann auch Käufer/Leistungsempfänger ist.

Käufer

Der Käufer meint den Leistungsempfänger im umsatzsteuerrechtlichen Sinne.

Rechnungsempfänger und Rechnungslistenempfänger

Rechnungsempfänger und Rechnungslistenempfänger sind identisch. Beim Rechnungs(listen)empfänger handelt es sich entweder um den Käufer oder um ein Unternehmen, das vom Käufer mit der Entgegennahme/Regulierung der Rechnungen beauftragt wurde. Im Segment SG2-NAD+BY der Sammel-Rechnung und des Liefernachweises wird im Feld DE3039 mit der Bezeichnung „Identifikation des Käufers/Rechnungsempfängers“ die Identifikation des Käufers angegeben. Hat der Käufer z.B. einen Zentralregulierer mit der Regulierung der Rechnungen beauftragt, wird zusätzlich die Identifikation des Zentralregulierers im Segment SG2-NAD+IV der Sammel-Rechnung und des Liefernachweises im Feld DE3039 mit der Bezeichnung „Identifikation des Rechnungsempfängers“ angegeben.

Besonderheiten des Presse-Liefernachweises

Auslösende Belege für Presse-Liefernachweise entstehen täglich und enthalten das Belegdatum, das in die Liefernachweise als Datum der Erstellung übernommen wird. Das angegebene Datum entspricht bei Lieferungen dem Lieferdatum und bei Nachlieferungen dem Tag, der dem Lieferdatum vorangeht. Die Fakturierung und Ausgabe der Datensätze erfolgt ein mal pro Woche.

Belieferungen und Remissionen werden im Liefernachweis differenziert, in der Sammel-Rechnung sind nur Salden je GTIN enthalten. Da die Liefernachweise mit Preisen bewertet sind und täglich erstellt werden, können sich Rundungsdifferenzen zur Sammel-Rechnung auf Positions- und Summenebene ergeben. Das geschuldete Entgelt wird in der Sammel-Rechnung je Filiale dargestellt und entspricht nicht immer der Summe der Liefernachweise. Die Sammel-Rechnung weist lediglich einen Liefer-/Abrechnungszeitraum aus, das konkrete Liefer-/Leistungsdatum bei Lieferungen und Nachlieferungen ist nur im Liefernachweis verfügbar. Verzichtet der Empfänger auf die Liefernachweise, sind diese Details für ihn nicht nachvollziehbar.

In BGM DE 1004 ist eine aufsteigende Belegnummer enthalten. Werden (Nach-) Lieferscheine fakturiert, enthält RFF+DQ..., DE 1154 deren Belegnummer. Ansonsten enthält dieses Datenelement einen Hinweis auf den auslösenden Geschäftsprozess (REMI für Remission, KORR für Korrektur, SONS für nicht spezifizierte Vorfälle, COUP für Gutscheine oder VERS für Versicherungen).

Die Art des Beleges ist codiert im RFF+DM..., DE 1154. Dieses Datenelement enthält einen der folgenden Einträge:

PG001 = Belieferung    
PG002 = Nachlieferung    
PG003 = Remission    
PG004 = Korrektur aus Belieferung    
PG005 = Korrektur aus Nachlieferung
PG006 = Korrektur aus Remission
PG007 = Sonstiges
PG008 = Gutscheine
PG009 = Versicherung

Im Positionsteil des Liefernachweises sind für die Fälle PG003 bis PG009 erläuternde Texte und sofern vorhanden, die Nummer eines Filial-Papierbeleges enthalten.

Wird Ware fakturiert, so handelt es sich ausschließlich um Verbrauchereinheiten, sodass auf Unterpositionen verzichtet wird.

Aufgrund der deutschen steuerlichen Anforderungen finden sich Informationen zur Abrechnung von Presseerzeugnissen in der deutschen Fassung der Empfehlung.

Begleitende Dokumentationen

Sonderdokumentation: Beschreibung der Darstellung von Spenden in der EANCOM® INVOIC

Sonderdokumentation: Beschreibung der Darstellung von Münzgeld (Zigaretten-Automatenpackungen) in der EANCOM® INVOIC

Begriffsbestimmungen

In den EDI-Empfehlungen zur Anwendung des EANCOM® Standards werden folgende Begriffe verwendet:

Lieferschein

Der Lieferschein ist eine Aufstellung der mit einer Lieferung an eine Betriebsstätte gelieferten Ware nach Art und Menge. Das Papierdokument wird mit der Ware am Ort der Warenannahme ausgehändigt.

Liefernachweis

(Elektronisches) Dokument mit dem Inhalt des Lieferscheins (mit oder ohne Preise, aber OHNE MWST-Beträge), das den gleichen Zielort wie die Rechnung hat (Handelszentrale).

Sammelrechnung

Auf Artikelebene kumulierte Rechnung, die Liefernachweise/Lieferscheine zusammenfasst.

Sammelabrechnung (Zusammenfassende Rechnung)

Hinweis: mit Änderung des §14 USTG zum 01.01.2009 verlor die gedruckte Sammelabrechnung ihre umsatzsteuerrechtliche Bedeutung in Deutschland.

Summenrechnung

Rechnung, die im Positionsteil Dokumente referenziert, welche auf gelieferte/erbrachte Produkte/Dienstleistungen verweisen.

Rechnungsliste

Papierdokument, mit dem Rechnungen einer Abrechnungsperiode zusammengefasst werden und welches Abstimmsummen enthält. Sofern dieses Dokument als organisatorisches Hilfsmittel weiterhin gewünscht wird, muss die Anwendung bilateral vereinbart werden.