EDI-Anwendungsempfehlungen Rechnung/Gutschrift 1. Einführung Sprachauswahl:

Vorwort

Ziel der vorliegenden Broschüre ist es, eine Dokumentation anzubieten, mit der Fakturierdaten zwischen Geschäftspartnern übermittelt werden können.

Basis dieser Ausarbeitung ist der internationale Standard EANCOM^® 2002. Zur Übermittlung der notwendigen Informationen wird der Nachrichtentyp INVOIC 010 verwendet. Als Dokumentationstool wurde GEFEG.FX (Gefeg mbH, Berlin) benutzt.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, daß die Broschüre nicht die komplette Originalbeschreibung der entsprechenden Kapitel und weitere relevante Hinweise der EANCOM^® 2002-Dokumentation ersetzt. Es handelt sich vielmehr um eine Beschreibung der zu verwendenden Segmente, Datenelemente und Codes für eine spezielle Aufgabenstellung.

Die vorliegende Dokumentation wurde von der GS1 Germany GmbH, Köln, erstellt. Jegliche Haftungsansprüche gegenüber GS1 Germany sind ausgeschlossen. Die Inhalte der Broschüre unterliegen dem Copyright von GS1 Germany und dürfen auch auszugsweise nur mit schriftlicher Genehmigung von GS1 Germany vervielfältigt oder an Dritte weitergegeben werden.

GS1 Germany dankt an dieser Stelle allen Fachleuten, die mit ihrem Wissen und ihrer Erfahrung aus der täglichen Praxis maßgebliche Beiträge zu dieser Anwendungsempfehlung geleistet haben.

Wichtiger Hinweis:

Um den Anforderungen des HGB § 37a (Angaben auf Geschäftsbriefen) gerecht zu werden, wurde in allen NAD-Segmenten, die einen Nachrichtensender identifizieren können, die Datenelementgruppe C058 geöffnet. Sollten die 5 Datenelemente (DE) 3124 mit jeweils bis zu 35 Stellen nicht ausreichen, werden direkt nachfolgende RFF-Segmente, qualifiziert mit DE 1153 = GN verwendet, das DE 1154 hat jeweils eine Kapazität von bis zu 70 Stellen. Nur in den Fällen, wo dem NAD-Segment keine RFF-Segmente folgen, dürfen RFF+GN... aus dem Kopfteil der Nachricht für diesen Zweck verwendet werden. Innerhalb dieser Anwendungsempfehlungen von GS1 Germany sind davon nur die Nachrichten REMADV und SLSFCT betroffen.

Konventionen

Die vorliegende Dokumentation bietet verschiedene Einstiegsmöglichkeiten:

Abschnitt 2 "Betriebswirtschaftliche Begriffe" bietet ein Verzeichnis zum Direkteinstieg anhand der laufenden Segmentnummer.

Abschnitt 3 "Nachrichtenstruktur" listet die einzelnen verwendeten Segmente in der Reihenfolge auf, wie sie durch die EANCOM^®-Nachricht vorgegeben ist. Dabei wird in der Regel für jede Information ein eigenes Segment beschrieben. Ausnahmen entstehen dann, wenn ein Segment nur in begrenzter Anzahl vorkommen und alternative Informationen enthalten kann, z.B. Segment BGM.

Abschnitt 4 "Nachrichtendiagramm" listet die einzelnen verwendeten Segmente in der Reihenfolge auf, die durch die EANCOM^®-Nachricht vorgegeben ist. Allerdings wird jedes Segment nur einmal angezeigt. Dadurch können sich Sprünge in der laufenden Nummerierung gegenüber der Nachrichtenstruktur ergeben.

Abschnitt 5 "Segmentbeschreibung" liefert eine kurze Zusammenfassung der Verwendung jedes Segmentes.

In Abschnitt 6 "Segmentlayout" wurde eine Darstellung gewählt, die die betriebswirtschaftlichen Begriffe (Daten aus der Inhouse-Applikation) den entsprechenden Elementen der EANCOM^® -Syntax gegenüberstellt.

In Abschnitt 7 "EANCOM^®-Segmentlayout" wird die Nachricht im gleichen Layout wie im EANCOM^® -Manual dargestellt.

Zu Abschnitt 6 und 7:

Die Layouts wurden um eine zusätzliche Status-Spalte "GER" ergänzt, die immer dann einen Eintrag hat, wenn der Empfehlungs-Status vom EANCOM^®-Status abweicht. Ist die Statusangabe schwächer als der EANCOM^®-Status, kann die Angabe (bei nur einer Angabe das Segment) ausgelassen werden.

Im Normalfall sind die Codenamen in roter Farbe dargestellt, d.h. sie sind innerhalb der Anwendungsempfehlung als restriktiv anzusehen und sollten ohne Absprache mit dem Datenaustausch-Partner nicht geändert/ersetzt werden. Sind Codewerte als Beispiel angegeben, werden sie in blauer Farbe dargestellt, z.B. Maßangaben. In diesem Fall sind alle Werte der entsprechenden Codeliste zugelassen.

Abschnitt 8 "Beispiel(e)" enthält mindestens ein kommentiertes Beispiel für eine Nachricht.

Beachten Sie bitte, dass aus dokumentationstechnischen Gründen in den Beispielen Datenelement-Trennzeichen enthalten sein können, die in Echtnachrichten durch Gruppen-Trennzeichen dargestellt werden müssen.

Folgende Konventionen gelten für die vorliegende Dokumentation:

Nachrichtenaufbau

Kopf-Teil
Angabe von Rechnungssteller und -empfänger, Rechnungsdatum und -nummer.

Positions-Teil
Angabe von GTIN zur Identifikation von Waren und Dienstleistungen, deren Menge, Preis und Wert.

Summen-Teil
Der Summenteil enthält die Gesamtsummen des Beleges, incl. Steuerangaben.

Hinweise zu den INVOIC-Dokumentationen:

Hinweis zum Positions-Teil der Dokumentation:

Der Positions-Teil wird in 4 Abschnitten dargestellt:

1. Hauptposition
   Dieser Positions-Teil muss in der Nachricht verwendet werden und beschreibt eine Fakturiereinheit, sofern keine Sortimente berechnet werden, die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen (vgl. 4. Positionsteil).
   

Unterpositionen:


2. Positions-Teil für die Verbrauchereinheit
   Dieser Positions-Teil kann in der Nachricht verwendet werden (anwenderabhängig auch muß) und beschreibt z.B. Schirme, die sich in dem Karton befinden.
    
3. Positions-Teil für nicht fakturierte Sortimentsinhalte
   Dieser Positions-Teil wird nur dann in der Nachricht verwendet, wenn es sich bei der fakturierten Einheit im ersten Positions-Teil um Displays oder Sortimente handelt, deren detaillierte Inhalte gelistet werden; z.B. unterschiedliche Schirmmodelle.
    
4. Positions-Teil für fakturierte Sortimentsinhalte
   Dieser Positions-Teil wird nur dann in der Nachricht verwendet, wenn es sich im ersten Positions-Teil um Displays oder Sortimente handelt die nicht berechnet, sondern deren einzelne Inhalte fakturiert werden; z.B. wenn die enthaltenen Produkte unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen unterliegen.
    

Folgende Kombinationen sind möglich:

Berechnung eines Einzelartikels:
o Nur 1. Hauptposition, wenn Fakturiereinheit = Verbrauchereinheit

Berechnung eines Einzelartikels (Gebinde) und Angabe der enthaltenen Verbrauchereinheiten
o 1. Hauptposition plus 2. Unterposition

Berechnung eines Mischkartons (Sortiment) und Angabe der enthaltenen Artikel
o 1. Hauptposition plus 3. Unterposition (Stückliste)

Berechnung der enthaltenen Artikel eines Mischkartons (Sortiment)
o 1. Hauptposition zur gelieferten Menge, plus 4. Unterposition zur Berechnung, wenn Artikel unterschiedlicher Steuersätze im Sortiment enthalten sind.

Vereinbarungen zum Positionsteil

Artikel ohne Berechnung

1. nicht verkäufliche Ware (Gebrauchsmuster)
   QTY+192 (Menge ohne Berechnung)
   PRI+AAB = 0
   MOA+203 = 0
    
2. verkaufsfähige Ware
   QTY+192 (Menge ohne Berechnung)
   PRI+AAB (Artikelpreis)
   MOA+203 = 0
    

Vereinbarungen zum Summenteil
Angabe des Segmentstatus unter „Dokumentation zum Segment“

In allen MOA-Segmenten aller EDI-Anwendungsempfehlungen vom Typ "INVOIC" mit Segmentstatus "Kann" (UNH DE 0065 = INVOIC) ist der Wert Null in DE 5004 NICHT zugelassen und das MOA-Segment wird ausgelassen, es sei denn, es handelt sich um eine qualifizierte Null (z. B. steuerpflichtiger Wert = Null bei nicht-steuerbaren Umsätzen, z. B. Spenden).

In allen MOA-Segmenten aller EDI-Anwendungsempfehlungen vom Typ "INVOIC" mit Segmentstatus "Muss" (UNH DE 0065 = INVOIC) muss ein Wert in DE 5004 angegeben werden, auch wenn dieser Null (0) ist.

Ist in einer Rechnung/Gutschrift neben versteuertem Umsatz mindestens eine Position umsatzsteuerbefreit, so müssen entsprechende SG52 im Summenteil und im Rechnungslisten-summensatz enthalten sein.

Der steuerpflichtige Betrag (MOA+125) und der Steuerbetrag (MOA+124) müssen angegeben werden, auch wenn sie den Wert Null (0) ausweisen.

Die Segmentgruppe 52 wird nur verwendet, wenn mehr als ein Steuersatz in der Rechnung enthalten ist. Zu jedem im Positionsteil vorkommenden Steuersatz muss eine SG52 vorhanden sein. Ist in einer Rechnung/Gutschrift neben versteuertem Umsatz mindestens eine Position umsatzsteuerbefreit, so müssen entsprechende SG52 im Summenteil und im Rechnungslistensummensatz (BGM+393...) enthalten sein (sofern dessen Anwendung bilateral vereinbart wurde).

Vereinbarungen mit der deutschen Zigarettenindustrie

Rabattarten/Zuschläge im Segment ALC, Datenelement 1230 auf Nachrichten-Kopfebene:

Rabattarten/Zuschläge im Segment ALC, Datenelement 1230 auf Nachrichtenkopf- und -positionsebene:

Rabattarten/Zuschläge im Segment ALC, Datenelement 1230 auf Nachrichten-Artikelebene:

Begleitende Dokumentationen

Sonderdokumentation: Beschreibung der Darstellung von Spenden in der EANCOM^® INVOIC

Sonderdokumentation: Beschreibung der Darstellung von Münzgeld (Zigaretten-Automatenpackungen) in der EANCOM^® INVOIC

Begriffsbestimmungen

In den EDI-Empfehlungen zur Anwendung des EANCOM^® Standards werden folgende Begriffe verwendet:

Lieferschein

Der Lieferschein ist eine Aufstellung der mit einer Lieferung an eine Betriebsstätte gelieferten Ware nach Art und Menge. Das Papierdokument wird mit der Ware am Ort der Warenannahme ausgehändigt.

Liefernachweis

(Elektronisches) Dokument mit dem Inhalt des Lieferscheins (mit oder ohne Preise, aber OHNE MWST-Beträge), das den gleichen Zielort wie die Rechnung hat (Handelszentrale).

Sammelrechnung

Auf Artikelebene kumulierte Rechnung, die Liefernachweise/Lieferscheine zusammenfasst.

Sammelabrechnung (Zusammenfassende Rechnung)

Hinweis: mit Änderung des §14 USTG zum 01.01.2009 verlor die gedruckte Sammelabrechnung ihre umsatzsteuerrechtliche Bedeutung in Deutschland.

Summenrechnung

Rechnung, die im Positionsteil Dokumente referenziert, welche auf gelieferte/erbrachte Produkte/Dienstleistungen verweisen.

Rechnungsliste

Papierdokument, mit dem Rechnungen einer Abrechnungsperiode zusammengefasst werden und welches Abstimmsummen enthält. Sofern dieses Dokument als organisatorisches Hilfsmittel weiterhin gewünscht wird, muss die Anwendung bilateral vereinbart werden.