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1. Aufbau der eINVOIC-Empfehlung

Die vorliegende eINVOIC-Empfehlung basiert auf EANCOM^® 2002, dem EDI-Standard von GS1 im Rahmen des GS1-Systems. Ziel der Empfehlung ist, den Anwendern eine Beschreibung zu bieten, wie Rechnungsdaten zwischen Handelspartnern in Europa ausgetauscht werden können.

Zur Datenübertragung wird der Nachrichtentyp INVOIC 010 des EDI-Standards EANCOM^® 2002 genutzt. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass diese Empfehlung nicht die komplette Originalbeschreibung der entsprechenden Kapitel und weitere relevante Hinweise der EANCOM^® 2002-Dokumentation ersetzt. Es handelt sich vielmehr um eine Beschreibung der zu verwendenden Segmente, Datenelemente und Codes für eine spezielle Aufgabenstellung.

Folgende Länder waren an der Erstellung dieser Empfehlung beteiligt:

• Austria
• Czech Republic
• Denmark
• France
• Germany
• Hungary
• Netherlands
• Poland
• Portugal
• Sweden
• Switzerland
• United Kingdom

Alle relevanten Informationsinhalte, d.h. Kaufmännischen Begriffe (business terms) aller Länder sind erfasst. Der Gesamtumfang aller in den Ländern verwendeten kaufmännischen Begriffe bilden das Verzeichnis, welches in diesem europäischen Profil verwendet wird.

2. Navigation

Diese Empfehlung bietet mehrere Möglichkeiten der Navigation. Für jedes beteiligte Land existiert ein eigenes Länderprofil. Wenn ein Länderprofil über die Länderflagge ausgewählt wird, wird nur die in diesem Land verwendete Information angezeigt. Das europäische Profil ist eine Zusammenfassung aller in den beteiligten Ländern genutzten Informationen. Gene¬rell ist diese Empfehlung in englischer Sprache verfasst. Zusätzlich kann im europäischen und deutschen Profil und in der Einführung zwischen englischer und deutscher Sprache gewählt werden.

Weitere Informationen zur Nutzung von EANCOM^®/EDIFACT sind im Anhang 1 (Abschnitt 5) des Teils 1 des EANCOM^®-Handbuchs zu finden.

Die eINVOIC-Dokumentation ist in vier Teile unterteilt:

Abschnitt 1, "Alphabetische Liste der betriebswirtschaftlichen Begriffe"

In diesem Abschnitt sind die betriebswirtschaftlichen Begriffe/Business Terms, die im ausgewählten Profil verwendet werden, in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet. In dieser Liste wird eine harmonisierte Definition jedes betriebswirtschaftlichen Begriffs angegeben.

In der Liste wird zu jedem betriebswirtschaftlichen Begriff/Business Term der Status zu jeder Auftragsart angegeben. Die Statusangabe ist mit dem zugehörigen Segment im Segmentlayout verlinkt. Die folgenden Abkürzungen werden für die Statusangaben genutzt:

R = Erforderlich - Muss-Angabe (Required)
O = Optional - Kann-Angabe (Optional)
D = Konstellationsabhängig (Depending)
N = Nicht benutzt (Not Used)

Durch das Klicken auf die Länderflagge werden die im ausgewählten Land verwendeten betriebswirtschaftlichen Begriffe angezeigt. Hier werden zusätzlich nationale Kommentare und die zugehörigen Segmente und Datenelemente angezeigt.

Abschnitt 2, "Nachrichtenstruktur"

Die Nachrichtenstruktur ist eine Auflistung aller Segmente wie sie in der EANCOM^®-Nachricht definiert sind. Neinrmalerweise wird für jede Information ein einzelnes Segment angegeben. Ausnahmen ergeben sich, wenn die Wiederholhäufigkeit eines Segments limitiert ist und im Segment mehrere Informationen abgebildet werden können (z. B. BGM-Segment). Durch das Klicken auf die Länderflaggen können die Länderprofile ausgewählt werden.

Abschnitt 3, "Nachrichtendiagramm"

Das Nachrichtendiagramm ist eine grafische Darstellung der einzelnen verwendeten Segmente in der Reihenfolge, die durch die EANCOM^®-Nachricht vorgegeben ist. Allerdings wird jedes Segment nur einmal angezeigt. Durch das Klicken auf die Länderflaggen können die Länderprofile ausgewählt werden.

Abschnitt 4, "Segmentlayout"

Das Segmentlayout ist eine Darstellung, die die betriebswirtschaftlichen Begriffe (Business Terms) den entsprechenden Elementen der EANCOM^®-Syntax gegenüberstellt.

Die rechte Spalte „Beschreibung“ enthält den betriebswirtschaftlichen Begriff, die Definition sowie Kommentare und Abhängigkeiten. Der betriebswirtschaftliche Begriff ist mit der Liste der betriebswirtschaftlichen Begriffe verlinkt. Die „Legende“ ist diesem Kapitel 5 der Einführung verlinkt. Weitere Informationen zur Anwendung von EANCOM^®/EDIFACT-Nachrichten, z. B. Statusangeben, Konventionen, Feldlängen usw. sind im Anhang 1 (Abschnitt 5) des Teils 1 des EANCOM^®-Handbuchs zu finden.

Durch das Klicken auf die Länderflaggen können auch hier die Länderprofile ausgewählt werden, wenn das betreffende Segment in dem gewählten Länderprofil vorhanden ist.

Eine zusätzliche Spalte zur Darstellung des Status eines Datenelements in einem Land wurde im Segmentlayout eingefügt. Hier werden Angaben nur dann gemacht, wenn der Status vom EANCOM^®-Status abweicht. Ist der Länderstatus schwächer als der Status in EANCOM^® so kann das Datenelement (oder, wenn nur eine Angabe enthalten ist, das ge¬samte Segment) ausgelassen werden.

Im Normalfall sind die Codenamen in roter Farbe dargestellt, d.h. sie sind innerhalb der Anwendungsempfehlung als restriktiv anzusehen und sollten ohne Absprache mit dem Datenaustausch-Partner nicht geändert/ersetzt werden. Sind Codewerte als Beispiel angegeben, werden sie in blauer Farbe dargestellt, z. B. Maßangaben. In diesem Fall sind alle Werte der entsprechenden Codeliste zugelassen. Durch Klicken auf die Codes oder die Datenelement-/Codelistennummer gelangt man zur Liste der in dieser Empfehlung verwendeten Codes.

Nachrichtenstruktur:

Die INVOIC-Nachricht ist in drei Teile unterteilt:

1. Kopf-Teil
   Angabe von beteiligten Partnern, Datumsangaben, Rechnungsnummer, Referenzen etc.
2. Positions-Teil
   Angabe der GTINs zur Identifikation von Waren und Dienstleistungen, deren Menge, Preis und Wert.
3. Summen-Teil
   Der Summenteil enthält die Gesamtsummen des Beleges, inkl. Steuerangaben.

Informationen zur Nutzung von Unterpositionen im Positions-Teil sind im Abschnitt 4.6 zu finden.

3. Allgemeine Hinweise

3.1 Identifikation von Handelseinheiten

Ein Kernelement von EANCOM^® ist das GS1-System. Jede Handelseinheit - "Einheit" ist im weitesten Sinne zu verstehen - wird eindeutig durch eine globale Artikelidentnummer (GTIN) identifiziert. Diese Nummer ist Teil des gemein¬samen Vokabulars der Austauschpartner von Standardnachrichten

Das Format und der Gebrauch der GTIN sind in den GS1 General Specifications bzw. im Handbuch von GS1 Germany erklärt.

3.2 Identifikation von Geschäftspartnern und Standorten

Ein wichtiger Aspekt bei der Anwendung von Elektronischem Datenaustausch ist die Identifikation der Partner. Es ist erheblich wichtiger bei EDI, Ortsangaben präzise und unverwechselbar zu identifizieren, als dies auf traditionellen Papierdokumenten der Fall ist.

Die Identifikation von Partnern und Lokationen innerhalb von EDI-Nachrichten ist die Hauptanwendung der GLN. In EANCOM^® können die PARTIN-Nachricht sowie verschiedene Segmente in den anderen Nachrichten für die Identifikation von Geschäfts¬partnern genutzt werden.

Die GLN ist in den GS1 General Specifications bzw. im Handbuch von GS1 Germany detailliert erklärt.

3.3 Stammdaten

Daten, die sich zwischen zwei Transaktionen nicht ändern, wie z.B. Lieferbedingungen, Transport- und Zahlungsvereinbarungen, Preise, Texte für die Globale Lokationsnummer (GLN) und Globale Artijelidentifikationsnummern (GTIN) sollten Bestandteil des Geschäftsvertrags sein und der Applikation zur Verfügung stehen. Jede Handelseinheit muss mit ihrer Globalen Artikelidentnummer (GTIN) nummeriert (und strichcodiert) sein. In einigen Fällen können jedoch zusätzliche Informationen wie Artikeltexte hinzugefügt werden, wenn keine Stammdaten zur Verfügung stehen, z.B. wenn ein Zentralregulierer involviert wird.

3.4 Dokumentennummer

Dokumentennummer, vom Sender vergeben. Die Dokumentennummer muss je Dokument eindeutig sein. Es wird empfohlen, die Länge der Dokumentennummer 17 Stellen nicht überschreiten zu lassen.

3.5 Referenznummern

Die effiziente Anwendung von EANCOM^® beruht auf dem Gebrauch von Referenzen, um die Menge benötigter Daten, die in jeder Nachricht übermittelt werden, zu reduzieren. Die Referenzierung bietet die Möglichkeit, Nachrichten mit unterschiedlichen externen Informati¬onen zu verbinden, die mit oder ohne EDI übertragen wurden. Das RFF-Segment erlaubt die Referenzierung auf andere übermittelbare Dokumente, ohne dass die tatsächlichen Dokumente übermittelt werden müssen.

In den EANCOM^®-Nachrichten gibt es verschiedene Referenzmöglichkeiten die genutzt werden können, um zwischen Handelspartnern ausgetauschte Daten mit der physischen Bewegung von Waren oder Daten zu verbinden.

Die einzig mögliche Methode in EANCOM^®, frühere EANCOM^®-Nachrichten eindeutig zu identifizieren ist, ihre Belegnummer (die im DE 1004 des BGM-Segments der Original¬nachricht angegeben war) im DE 1154 des RFF-Segments wiederzuverwenden. Sollte es notwendig sein, eine individuelle Positionszeile zu identifizieren (die im DE 1082 des LIN-Segments der Originalnachricht angegeben ist), geschieht dies im DE 1156 des RFF-Segments zusammen mit der Nachrichtennummer in DE 1154.

4. Empfehlungen zur Anwendung der eINVOIC-Dokumentation

Dieser Abschnitt enthält einige grundsätzliche Empfehlungen zur eINVOIC-Dokumentation. Diese Empfehlungen sind im Einvernehmen mit EANCOM^® 2002 erstellt, insbesondere Teil 1, welcher zusätzliche Hinweise zur Anwendung der EANCOM^® Nachrichten enthält.

Informationsfluss

Der empfohlene Informationsfluss im Rechnungsprozess basiert auf Best-Practice-Empfehlungen und sollte wie folgt angewendet werden:

1 - Generelle Empfehlung für den Informationsfluss

Die Projektgruppe empfiehlt generell dieses Szenario: Eine Rechnung bezieht sich auf eine Liefermeldung, die sich auf eine Bestellung bezieht.

2 - Empfehlung für Teillieferungen

Bei Teillieferungen werden die gesamten bestellten Waren auf mehrere Lieferungen an einen Ort verteilt, z. B. wenn die Kapazität eines Fahrzeugs nicht ausreicht.

In diesem Fall beziehen sich "n" Rechnungen auf "n" Liefermeldungen, die sich auf eine Bestellungen beziehen.

3 - Ausnahmefall zur Teillieferung

Die gesamte Lieferung wird in mehreren Teillieferungen durchgeführt (Anlieferung nicht zum selben Zeitpunkt). Ausnahmefall zur Teillieferung mit einer Rechnung zu mehreren Liefermeldungen.

Informationsfluss für die Rechnungsstellung mit Gutschrift

1 - Generelle Empfehlung

Die Projektgruppe empfiehlt in diesem Fall, dass sich eine Rechnung auf eine Liefermeldung bezieht, die Liefermeldung bezieht sich auf eine Bestellung. Die Gutschrift bezieht sich auf eine Rechnung.

2 - Empfehlung für Teillieferungen

In diesem Fall gibt es zu jeder Liefermeldung eine Rechnung. Die Anzahl der Gutschriften ("x") ist kleiner oder gleich "n". Bei Teillieferungen werden die bestellten Waren auf mehrere Lieferungen an einen Ort verteilt, z. B. wenn die Kapazität eines Fahrzeugs nicht ausreicht.

Nationale Kommentare

In Großbritannien und Schweden werden auf die gesamte Menge der Waren, die in einem bestimmten Zeitraum geliefert worden sind, gegebenenfalls Mengenrabatte gewährt. In diesem Fall kann eine Gutschrift verwendet werden, um die Beträge gegenüber den bereits gesendeten Rechnungen anzupassen.

In Schweden wird ein Abkommen benötigt, in dem die Handelspartner die eingesetzten Standards und andere Regeln für den Rechnungsaustausch definieren. Vor dem Datenaustauschprozess werden Informationen zur Beschreibung der Partner, Lieferadressen, Produkte und Preise sowie der zugehörige Mehrwertsteuersatz bestimmt und zwischen den Systemen der Handelspartner ausgetauscht. Partnerstammdaten und Produktkataloge/Preislisten werden vorab mit den zugehörigen Codes und Beschreibungen ausgetauscht, in den Transaktionsnachrichten wie Bestellungen, Bestellbestätigungen, Liefermeldungen und Rechnungen werden nur noch die codierten Idente verwendet. Vereinbarungen und Konditionen bezüglich der Zahlung werden ebenfalls vorab zwischen den Handelpartnern festegelegt und nicht in den Transaktionsnachrichten übertragen.

4.1 Belegarten bei der Rechnung

Die Belegart der Rechnungsnachricht wird im Datenelement 1001 des BGM-Segments codiert und übertragen. In der vorliegenden Empfehlung sind die folgenden Belegarten für den Nachrichtentyp INVOIC zugelassen:

• Handelsrechnung (Codewert = 380)

Die Handelsrechnung ist die normale Rechnungsnachricht vom Lieferanten/Verkäufer an den Kunden/Käufer mit der die Zahlung für gelieferte Waren oder Dienstleistungen entsprechend den zwischen Verkäufer und Käufer vereinbarten Bedingungen gefordert wird.

• Gutschriftsanzeige - Waren und Dienstleistungen (Codewert = 381)

Mit der Gutschriftsanzeige werden dem Begünstigten Gutschriftsinformationen bezüglich Waren- und Dienstleistungen übermittelt.

• Belastungsanzeige - Waren und Dienstleistungen (Codewert = 383)

Mit der Belastungsanzeige wird der betroffene Partner über eine Belastung bezüglich Waren- und Dienstleistungen informiert.

• Wertgutschrift (Codewert = 83)

Die Wertgutschrift dient zur Übermittlung von Gutschriftsinformationen bezüglich finanzieller Korrekturen, z. B. Boni.

• Wertbelastung (Codewert = 84)

Die Wertbelastung dient zur Übermittlung von Belastungsinformationen bezüglich finanzieller Korrekturen an den Partner.

• Korrigierte Rechnung (Codewert = 384)

Die korrigierte Rechnung ist eine Handelsrechnung, die gegenüber einer früheren Übertragung derselben Rechnung überarbeitete Informationen enthält.

• Konsolidierte Rechnung (Codewert = 385)

Handelsrechnung, die mehrere Geschäftsvorfälle zu mehr als einem Verkäufer umfaßt.

• Konsolidierte Gutschrift - Waren und Dienstleistungen (Codewert = 262)

Gutschrift für Waren und Dienstleistungen, die sich auf mehrere Geschäftsvorfälle mit mehr als einer Rechnung bezieht.

• Vorauszahlungsrechnung (Codewert = 386)

Eine Rechnung zur Vorauszahlung für Waren und Dienstleistungen. Die darin enthaltenen Beträge werden von der endgültigen Rechnung abgezogen.

• Selbst ausgestellte Rechnung (Codewert = 389)

Eine selbst ausgestellte Rechnung ist im sog. Gutschriftsverfahren eine Rechnung die der Zahlungspflichtige anstelle des Verkäufers ausstellt, zum Beispiel wenn Waren aus einem Konsignationslager am Standort des Käufers entnommen werden.

• Selbst ausgestellte Gutschriftsanzeige (Codewert = 261)

Die selbst ausgestellte Gutschriftsanzeige ist ein (elektronisches) Dokument, das angibt, dass der Kunde eine Gutschrift im Gutschriftsverfahren fordert.

• Proformarechnung (Codewert = 325)

Die Proformarechnung dient als vorläufige Rechnung. Sie enthält im Großen und Ganzen dieselbe Information wie die endgültige Rechnung, löst aber keine Zahlung aus. Die Proformarechnung wird normalerweise an denselben Empfänger (z. B. Käufer) gesendet wie die Rechnung und enthält Informationen aus dem Lieferschein (mit oder ohne Preisangaben, aber ohne Mehrwertsteuer).

4.2 Preis- und Betragsangaben

Numerische Datenelement-Werte, wie Preise und Beträge werden als positiv angenommen. Obwohl ein Abzug vom Begriff her negativ ist, wird dieser als positiver Wert dargestellt, z. B. sind in einer Gutschrift alle Werte positiv, die Anwendungssoftware wird jedoch aufgrund des codierten Nachrichtennamens (DE 1001) alle Werte ins Negative umwandeln. Zusätzlich weisen Kombinationen aus Datenelementen und Codewerten darauf hin, dass Werte als negativ verstanden werden müssen, z. B. Datenelement 5463 mit Codewert 'A', Abschlag, in einem ALC-Segment der Rechnung.

Falls ein Wert negativ angegeben werden soll, muss ihm unmittelbar ein Minuszeichen vorangestellt werden, z. B. -112. Das Minuszeichen wird bei der Ermittlung der maximalen Länge eines Datenelements nicht mitgezählt.

In vielen Ländern werden Beträge in Euro angegeben und eine Rundung der Beträge ist nicht notwendig. Wenn Rundungsregeln angewandt werden, so wird nach mathematischen Regeln gerundet.

Beispiele:
0,344 = 0,34
0,346 = 0,35
0,345 = 0,35

Trotzdem wird von einigen Handelspartnern eine oder mehrere Ziffer(n) abgeschnitten anstatt mathematische Rundung anzuwenden, z. B. 0,596 = 0,59 (0,60 gerundet). Es wird empfohlen nur eine der beiden Methoden anzuwenden, wobei mathematische Rundung grundsätzlich die bevorzugte Option sein sollte, da Abschneiden von Ziffern nicht in allen Ländern angewandt werden kann.

4.3 Zahlungskonditionen

Zahlungskonditionen können im Kopf-Teil der Rechnung in der Segmentgruppe 8 (PAT-PCD-MOA) angegeben werden. Folgende Zahlungskonditionen werden im Rahmen dieser Empfehlung angewandt:

• Datum der Fälligkeit ohne Abzug:
  Angabe des spätesten Datums an dem der Geldbetrag auf dem Eingangskonto eingegangen sein soll.
• Fälligkeitszeitraum nach Rechnungsdatum
  Die Zahlung des Rechnungsgesamtbetrages ist fällig im angegeben Zeitraum. Das Startdatum des Zeitraums ist das Rechnungsdatum, z. B. 30 Tage nach Rechnungsdatum.
• Fälligkeitszeitraum nach Referenzdatum
  Die Zahlung des Rechnungsgesamtbetrages ist fällig im angegeben Zeitraum. Das Startdatum des Zeitraums ist das Referenzdatum, z. B. 30 Tage nach Referenzdatum. Das Referenzdatum/Valutadatum ist daher ein verlängertes Rechnungsdatum, das die Basis für die Zahlungsbedingungen ist. In manchen Ländern wird hier nur das Startdatum zu den Zahlungskonditionen ohne Fälligkeitszeitraum angegeben (verlängertes Rechnungsdatum/Valutadatum).
• Fälligkeitsdatum bei Skontoabzug
  Datum, bis zu dem die Zahlung erfolgt sein sollte, wenn Zahlungsbedingungen angewendet werden. In den nachfolgenden Segmenten PCD und MOA können die zugehörigen Prozentsätze und/oder Beträge angegeben werden. Wenn Skonto in der PAT-Gruppe angegeben wird, so handelt es sich um ein Angebot an den Kunden - wird Skonto in der Rechnung gekürzt, so wird die ALC-Gruppe verwendet.
• Fälligkeitszeitraum für die Anwendung von Skonto
  Die Zahlung des Rechnungsgesamtbetrages bei Inanspruchnahme von Skonto ist fällig im angegeben Zeitraum, beginnend vom Rechnungsdatum oder einem anderen vereinbarten Datum.

• Strafen
  In der Rechnung können auch Strafbeträge angegeben werden, die fällig werden, wenn die Zahlung nach der angegebenen Fälligkeit erfolgt. Strafsätze ergeben sich aus den allgemeinen Geschäftsbedingungen.

  Die Beschreibung der Strafbedingungen und der zugehörige Prozentsatz oder Betrag sollten in der PAT-Gruppe angegeben werden. Ist dies nicht möglich, so werden die Beschreibung und die Beträge/Prozentsätze im FTX-Segment im Kopf-Teil angegeben (Codewert "PMD" im Datenelement 4451 des FTX-Segments).

Es wird empfohlen, dass Zahlungskonditionen und Lieferbedingungen vorab in Verträgen zwischen den Handelspartnern festgelegt werden und nicht in Transaktionsnachrichten wie Bestellung oder Rechnung übertragen werden.

4.4 Zu- und Abschläge

Wenn in einer Rechnung Zu- und/oder Abschläge angegeben werden, so sind die bereits in den Preisen und Beträgen enthalten, wenn Nettokalkulation angewandt wird. In diesem Fall ist es nicht notwendig Zu- und Abschläge anzugeben. Werden sie trotzdem übermittelt, so geschieht dies zu Informationszwecken, um die Kalkulation nachzuvollziehen. Wenn Bruttokalkulation angewandt wird, so enthalten die Preise und Beträge keine Zu- und Abschläge.

Die Art der Zu- und Abschläge wird zwischen des Handelspartnern bilateral vereinbart. Sie können im Datenelement 1230 des ALC-Segments als bilateral vereinbarter Text und/oder codiert im Datenelement 7161 angegeben werden.

Zusätzliche Informationen zur Anwendung von Zu- und Abschlägen in Schweden:

Abschläge: In den Bereichen Handel und im öffentlichen Sektor in Schweden wird ein Rahmenabkommen bezüglich Abschlägen vereinbart. Abschläge sollen immer im Vertragspreis enthalten sein. Nur Nettopreise (inkl. Abschläge) werden in Preislisten und Rechnungen übertragen. Es sind nur drei Arten von Rabatten definiert: Mengenrabatt, Rechnungsrabatt und periodischer Mengenrabatt.

Mengenrabatte werden in einer stufenweise aufgebauten Preisliste angegeben, wobei eine niedrigste und höchste Menge für jede Stufe der Preisliste existiert. Informationen zu Mengenrabatten können nur über die Preisliste bestimmt werden. Der Rechnungsrabatt bezieht sich auf die tatsächlich fakturierte Menge und errechnet sich aus dem Wert der gelieferten Waren wie es vorab vereinbart wurde. Der periodische Mengenrabatt wird periodisch gemäß Abkommen bestimmt und über eine Gutschrift reguliert.

Zuschläge: Zuschläge sind, falls vorhanden, immer im Nettopreis enthalten. Wenn Frachtgebühren vereinbart sind, so werden die Netto-Gebühren und die Mehrwertsteuer separat dargestellt.

Anwendung von Zu- und Abschlägen

Die Angabe mehrerer Ebenen für Zu- und Abschlagsinformationen ist in EANCOM^®-Nachrichten auf Nachrichtenebene und Positionsebene möglich. Das wird durch die Anwendung der ALC-Segmentgruppe ermöglicht, die normalerweise weitere Segmentgruppen enthält, in denen die tatsächlichen Zu- und Abschläge spezifiziert werden (z. B. QTY-RNG, MOA-RNG usw.).

Wenn eine Nachricht oder ein einzelnes Produkt auf verschiedenen Ebenen Zu- und Abschlägen unterworfen ist, z. B. 10 % auf Bestellmengen zwischen 1.000 und 2.000 Einheiten, 10.000 EUR an Handhabungsgebühren usw., wird empfohlen, jeden einzelnen Zu- oder Abschlag in einer separaten Wiederholung der ALC-Gruppe darzustellen; die tatsächlichen Zu- und Abschläge werden in den Untergruppen der ALC-Segmentgruppe angegeben.

Zusätzlich ist es von enormer Wichtigkeit, die Reihenfolge der Berechnung mehrerer Zu- und Abschläge anzugeben, um ein korrektes Ergebnis sicherzustellen. Dies wird durch die Anwendung des Datenelements 1227 im ALC-Segment ermöglicht.

Beispiel:

ALC+A+++1+ADS'	Abschlag für die Bestellung einer vollständigen Palette wird als erstes berechnet
PCD+3:15'	Der Abschlag beträgt 15 %
ALC+A+++2+TD'	Der Handelsrabatt wird als zweites berechnet.
MOA+204:4000:EUR'	Der Rabattbetrag ist 4000 Euro.

Hinweis: Zu- und Abschläge auf Kopfebene einer Nachricht sind unabhängig von denen auf Positionsebene, d. h. eine ALC-Gruppe auf Positionsebene überschreibt NICHT eine ALC-Gruppe auf Kopfebene.

4.5 Mengen ohne Berechnung

In manchen Fällen werden Rabatte in Form von Freimengen gewährt, z. B. 100 Flaschen Körperlotion werden berechnet und zusätzlich 10 Flaschen ohne Berechnung geliefert. In solchen Fällen gibt es gemäß dem Prozess verschiedene Möglichkeiten der Darstellung in der INVOIC-Nachricht.

Wenn in derselben Positionszeile die gelieferte Menge (QTY+46...) und die Menge ohne Berechnung (QTY+192...) angegeben wird, so ist die Freimenge in der gelieferten Menge enthalten. Wenn hierfür zwei Positionszeilen mit derselben GTIN genutzt werden, eine für die gelieferte Menge und eine für die Freimenge, so ergibt sich die Gesamtmenge aus der Addition der Menge der beiden QTY-Segmente.

Die Nutzung von mehr als einem QTY-Segment in einer Position im Positionteil der INVOIC-Nachricht muss zwischen den Handelspartnern bilateral vereinbart werden, da nicht alle Inhouse-Systeme in der Lage sind, mehr als eine Mengenangabe pro Position zu verarbeiten.

4.6 Unterpositionierung

Die Identifikation von Produkten geschieht durch die Anwendung des EANCOM^®-Nachrichtentyps "Preisliste/Katalog" (PRICAT). Wann immer es möglich ist, sollten alle Produkte oder Dienstleistungen eindeutig durch eine EAN/GTIN identifiziert und als Position im LIN-Segment übertragen werden. In EANCOM^® ist es jedoch auch möglich, die wesentlichen Bestandteile eines Produkts durch Verwendung von Unterpositionen zu identifizieren, z. B. ein Behälter, der mehrere unterschiedliche Produkte enthält, die auf Unterpositionsebene identifiziert werden. Unterpositionen sollen nur zur Darstellung unterschiedlicher Produkte zueinander benutzt werden, nicht zur Identifikation des gesamten Produktes an sich.

Jede EANCOM^®-Nachricht enthält eine Belegnummer und Positionsnummern, die innerhalb der Nachricht eindeutig sind und das Wiederfinden von Informationen in späteren EANCOM^®-Nachrichten sowie dem Aufbau von Verarbeitungsdateien ermöglichen. Innerhalb der EANCOM^®-Nachrichten wird der Aufbau komplexer Konfigurationen durch die Verbindung der Positionsnummern in Verbindung mit der Unterpositionskennzeichnung im LIN-Segment ermöglicht. EANCOM^® empfiehlt, die Positionsnummern im Datenelement 1082 des LIN-Segments sequenziell zu vergeben und bei jeder neuen Nachricht mit 1 zu beginnen.

Die Unterpositionierung in der INVOIC-Nachricht wird nur in einigen Ländern angewandt, da die Informationen zu standardisierten Displays/Sortimenten oder Dienstleistungen in der Nachricht Preisliste/Katalog angegeben werden kann. Über Unterpositionierung können auch verschiedene Mehrwertsteuersätze zu einem Produktpaket (z. B. Buch und CD) dargestellt werden.

Wenn Unterpositionierung in der INVOIC-Nachricht übermittelt werden sollen, so wird die nachfolgende Struktur empfohlen, um Sortimente und Konsumenteneinheiten darzustellen:

1. Positions-Teil für die fakturierte Einheit
Dieser Positions-Teil muss in der Nachricht ohne Unterpositionsinformation in allen Ländern verwendet werden.

2. Positions-Teil für die Verbrauchereinheit
Dieser Positions-Teil kann in der Nachricht verwendet werden (anwenderabhängig auch muss), um Konsumenteneinheiten in der fakturierten Einheit zu beschreiben (z. B. Schirme, die sich in einem Karton befinden).

3. Positions-Teil für nicht fakturierte Sortimentsinhalte
Dieser Positions-Teil wird nur dann in der Nachricht verwendet, wenn es sich bei der fakturierten Einheit im ersten Positions-Teil um Displays oder Sortimente handelt, deren detaillierte Inhalte gelistet werden; z. B. unterschiedliche Schirmmodelle in einem Karton.

4. Positions-Teil für fakturierte Sortimentsinhalte
Dieser Positions-Teil wird nur dann in der Nachricht verwendet, wenn es sich im ersten Positions-Teil um Displays oder Sortimente handelt die nicht berechnet, sondern deren einzelne Inhalte fakturiert werden; z. B. wenn die enthaltenen Produkte unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen unterliegen.

Bezüglich weiterer Informationen zur Unterpositionierung wird an dieser Stelle auf das EANCOM^®-Handbuch verwiesen.

5. Gesetzliche Anforderungen an Rechnungen

Eine Rechnung erfüllt zwei Funktionen:

1. Eine Rechnung ist eine vom Verkäufer erstellte Liste von Waren oder Dienstleistungen, die z. B. Preise, Mengen und weitere Angaben enthält und als Zahlungsaufforderung an den Käufer gesendet wird.
2. Eine Rechnung ist ein Dokument im nationalen Umsatzsteuersystem, dass den vom Verkäufer verlangten Mehrwertsteuerbetrag beweist und dem Käufer den Vorsteuerabzug erlaubt.

In der EU-Richtlinie 2001/115/EG vom 20. Dezember 2001 wurde der Schwerpunkt auf die umsatzsteuerliche Funktion einer Rechnung gesetzt. Im Datenaustausch zwischen Unternehmen ist die Rechnung Bestandteil des Geschäftsprozesses. Zusätzlich zu den steuerrechtlichen Anforderungen enthält eine Rechnung kaufmännische Angaben. Beide Anforderungen werden im Rahmen dieser Empfehlung abgedeckt.

Die EU-Richtlinie hat gemeinsame Mindestanforderungen in der europäischen Union bezüglich der inhaltlichen Angaben in einer Rechnung definiert. Für die Implementierung muss überprüft werden, wie die EU-Richtlinie in nationales Recht umgesetzt wurde und welche Anforderungen bestehen. Gemäß der EU-Richtlinie müssen folgende (Mindest-) Angaben in einer Rechnung enthalten sein:

• das Ausstellungsdatum,
• eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird,
• die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nach Absatz 1 Buchstabe c), unter der der Steuerpflichtige die Lieferung von Gegenständen oder Dienstleistungen bewirkt hat,
• die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden nach Absatz 1 Buchstabe c), unter der er eine Lieferung von Gegenständen oder Dienstleistungen, für die er Steuerschuldner ist, oder eine Lieferung von Gegenständen gemäß Artikel 28c Teil A erhalten hat,
• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Steuerpflichtigen und seines Kunden (Anmerkung: in vielen Ländern, wie Deutschland, sind hier auch codierte Nummernsysteme (GLN) zugelassen),
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistungen (Anmerkung: in vielen Ländern, wie Deutschland, sind hier auch codierte Nummernsysteme (GTIN) zugelassen),
• das Datum, an dem die Lieferung der Gegenstände oder die Dienstleistung bewirkt bzw. abgeschlossen wird, oder das Datum, an dem die Vorauszahlung nach Buchstabe a) Unterabsatz 2 geleistet wird, sofern dieses Datum feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist,
• die Besteuerungsgrundlage für jeden Steuersatz oder Befreiung, den Preis je Einheit ohne Steuer sowie jede Preisminderung oder Rückerstattung, sofern sie nicht im Preis je Einheit enthalten sind,
• den anzuwendenden Steuersatz,
• den zu zahlenden Steuerbetrag, außer bei Anwendung einer speziellen Regelung, bei der nach dieser Richtlinie eine solche Angabe ausgeschlossen wird,
• bei Steuerbefreiung oder wenn der Kunde Steuerschuldner ist: den Verweis auf die einschlägige Bestimmung dieser Richtlinie oder die entsprechende einzelstaatliche Bestimmung oder ein Hinweis darauf, dass für die Leistung eine Steuerbefreiung gilt bzw. diese der Verlagerung der Steuerschuld unterliegt,
• bei innergemeinschaftlicher Lieferung neuer Fahrzeuge: die in Artikel 28a Absatz 2 aufgeführten Angaben,
• bei Differenzbesteuerung: den Verweis auf Artikel 26 oder Artikel 26a oder auf die entsprechenden einzelstaatlichen Bestimmungen oder ein anderer Hinweis darauf, dass die Differenzbesteuerung angewandt wurde,
• wenn der Steuerschuldner ein Steuervertreter im Sinne von Artikel 21 Absatz 2 ist: die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nach Absatz 1 Buchstabe c) des Steuervertreters, sein vollständiger Name und seine Anschrift.

Regelungen für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen:

Die EU-Richtlinie erlaubt grundsätzlich zwei Arten der elektronischen Übermittlung von Rechnungen:

• durch eine fortgeschrittene elektronische Signatur im Sinne des Artikels 2 Nummer 2 der Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. Dezember 1999 über gemeinschaftliche Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen; die Mitgliedstaaten können allerdings verlangen, dass die fortgeschrittene elektronische Signatur auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und von einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt wird (Artikel 2 Nummern 6 und 10 der genannten Richtlinie);
• oder durch elektronischen Datenaustausch (EDI) gemäß Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs, wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten; die Mitgliedstaaten können allerdings unter von ihnen festzulegenden Bedingungen verlangen, dass zusätzlich ein zusammenfassendes Dokument in Papierform erforderlich ist.

Trotz dieses gemeinsamen europäischen Rahmens existieren verschiedene nationale Umsetzungen bezüglich elektronischer Rechnungen. Darüber hinaus gibt es einigen Ländern weitere Möglichkeiten der elektronischen Übermittlung.

Grundsätzlich ist festzuhalten, dass bei der Übermittlung von Rechnungen von einem Mitgliedsstaat in einen anderen Mitgliedsstaat, die nationalen gesetzlichen Regelungen des Rechnungsausstellers, d. h. der Verkäufers/Lieferanten anzuwenden sind.

Länderüberblick:

Zusätzliche Informationen bezüglich EDI-Rechnungen in Großbritannien:

In Großbritannien, wird ein zusammenfassendes Dokument als Teil der Rechnungsübertragung im Rahmen des UN/EDIFACT-Standards gesendet. Hierfür wurde die Nachricht TAXCON (TAX CONtrol) entwickelt, die in einem Batch-Rechnungsdatenaustausch normalerweise nach der letzten INVOIC-Nachricht am Ende der Übertragungsdatei eingefügt wird.

Kurz gesagt, werden in der TAXCON-Nachricht die vollständigen Namen und Adressen und die USt-ID-Nummern der Partner übermittelt, damit in den INVOIC-Nachrichten codierte Identifikationen (z. B. ILN) verwendet werden können und die USt-ID-Nummer nicht zusätzlich angegeben werden muss, was nach Maßgabe der EU-Richtlinie zulässig ist. Die TAXCON enthält auch Angaben zur Anzahl der enthaltenen Nachrichten (nach Nachrichtenart, z. B. werden Rechnungen und Gutschriften in derselben Übertragungsdatei separat gezählt) und die Gesamtsummen zum steuerpflichtigen Betrag und Umsatzsteuerbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen.

Der Lieferant sendet die TAXCON, als Teil der Übertragungsdatei, an den Handelspartner. Der Empfänger rechnet die relevanten Beträge der einzelnen INVOIC-Nachrichten zusammen und vergleicht diese mit den Gesamtsummen in der TAXCON. Hiermit wird sichergestellt, dass keine Daten während der Übertragung verändert wurden oder verloren gegangen sind.

In jedem Fall (bei Sender und Empfänger), wird die TAXCON-Nachricht genutzt, um ein zusammenfassendes Dokument zu erzeugen. Beim Lieferanten zeigt das zusammenfassende Dokument nur die Gesamtsummen der übermittelten Daten. Beim Empfänger enthalten die zusammenfassenden Dokumente sowohl vom Lieferanten übermittelten Gesamtsummen als auch die Kontrollwerte des Empfängers.

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