4.   SPEZIELLE REGELUNGEN

4.1  Identifikation von Handelseinheiten

Ein Basiselement von EANCOM ist das EAN-Numerierungssystem. Jede Handelseinheit - "Einheit" ist im weitesten Sinne zu verstehen - wird eindeutig durch eine standardisierte Nummer identifiziert. Diese Nummer ist Teil des gemeinsamen Vokabulars der Austauschpartner von Standardnachrichten.

Das Format der Identifikationsnummer für Handelseinheiten wird in EANCOM mit variabler Länge bis zu 14 Stellen (n..14) numerisch definiert. EAN-Artikelnummern sind in jeder Hinsicht eindeutig, wenn sie rechtsbündig mit führenden Nullen betrachtet werden.

Zusammenfassung der EAN-Artikelnummern:

Bitte beachten Sie, daß wenn EAN-13, U.P.C. oder EAN-8-Nummern zur Identifikation von Handelseinheiten in EANCOM verwendet werden, die führenden Nullen nicht übermittelt werden sollen.

Die Wahl der Numerierungsstruktur zur Identifikation von Handelseinheiten wird durch eine Reihe von Faktoren bestimmt. Die grundsätzlichen EAN-Spezifikationen (das EAN-Handbuch ist bei Ihrer Numerierungsorganisation erhältlich) enthalten alle Einzelheiten. Diese Wahl wird wesentlich beeinflußt durch die Verpackungsebene der Handelseinheit und den Vertriebskanal. Es gilt folgende Faustregel:

EAN-8-Nummern werden für sehr kleine Handelseinheiten vergeben. Die 8-stellige Identifikationsnummer kann in ein EAN-8-Strichcodesymbol umgesetzt werden, welches weniger Platz als die größere EAN-13 oder das U.P.C.-A-Symbol benötigt. Wegen der begrenzten Kapazität werden EAN-8-Nummern gewöhnlich einzeln von den EAN-Numerierungsorganisationen vergeben.

EAN-13- oder U.P.C.-Nummern können für jede Handelseinheit vergeben werden (eine einzelne Verbrauchseinheit, ein Behälter, der 12 Einheiten enthält, eine Handelspalette, usw.) und können in jede EAN-/UCC-Barcodesymbologie umgesetzt werden.

EAN-14-Nummern sind verfügbar zur Identifikation standardisierter und beständiger Gruppen von Handelseinheiten, die einzeln bereits mit einer EAN/UCC-Identifikationsnummer versehen sind, um deren Handhabung für Lagerung, Auftragsvorbereitung, Versand, usw., zu unterstützen (z. B. ein Behältnis, welches 24 Konservendosen enthält). Die EAN-14-Nummer kann nicht im EAN/U.P.C.-Strichcodesymbol umgesetzt werden und ist nicht für Einheiten gedacht, die den Point of Sale passieren.

Es wird empfohlen, das Verhältnis zwischen den verschiedenen Verpackungsebenen von Handelseinheiten entweder in der Nachricht "Preisliste/Katalog" oder der Nachricht "Produktstammdaten" darzustellen.

4.1.1  Mengenvariable Handelseinheiten

Einige Produkte werden mengenvariabel bestellt und verkauft. Bei Scannerapplikationen wird von den Märkten für diese Produkte grundsätzlich eine interne Numerierungsstruktur zur Markierung verwandt. Diese Darstellung schließt entweder den Preis oder das Gewicht der Ware ein und ermöglicht somit eine korrekte Preiszuweisung an der Einzelhandelskasse.

In EDI-Nachrichten ist es jedoch notwendig, solche Waren in generischer Weise für Bestellung, Lieferung und Verrechnung zu identifizieren. In EANCOM wird empfohlen, jedem Produkt variabler Menge eine Standard-EAN zuzuordnen und diese Nummer für den Datenaustausch zu verwenden.

Die Möglichkeit, aktuelle Preise und Mengen mit entsprechenden Maßeinheiten abzubilden, wird in den EANCOM-Nachrichten beschrieben.

Im Segment IMD (Item Description - Produkt-/Leistungsbeschreibung) kann ein spezieller Schlüssel "VQ = Mengenvariables Produkt" zur Spezifikation benutzt werden. Es wird besonders empfohlen, diese Produkteigenschaft im Nachrichtentyp Preisliste/Katalog zu verwenden.

4.1.2   Standardsortimente von Handelseinheiten

In der üblichen Geschäftspraxis werden einige Produkte in gemischten Sortimentseinheiten bestellt und verkauft. Sortimentseinheiten enthalten festgelegte Zusammenstellungen von verschiedenen Produkten. Entsprechend den EAN-Regeln werden Sortimentseinheiten durch Standard-EAN-Nummern identifiziert.

Es wird empfohlen, Sortimentseinheiten zunächst mit der Nachricht "Preisliste/Katalog" zu beschreiben. Dabei dient die Segmentgruppe LIN/PIA/QTY/PRI der Identifikation der Sortimentseinheit und das IMD-Segment enthält eine codierte Beschreibung der Sortimentszusammensetzung.

Für die Nachrichtentypen Bestellung und Rechnung sind zwei alternative Lösungen möglich:

1. In der Segmentkombination LIN/PRI/QTY wird die EAN der Sortimentseinheit angegeben. In diesem Fall beziehen sich Preise und Mengen auf die Sortimentseinheit, nicht auf die einzelnen Produkte.
    
2. Für jedes einzelne Produkt der Sortimentseinheit wird eine eigene Segmentkombination LIN/PRI/QTY erstellt. Preise und Mengen beziehen sich auf die Einzelartikel. Im Segment PIA (Additional Product ID - Zusätzliche Produktidentifikation) kann unter Verwendung des entsprechenden Schlüssels (DE 4347 = 1 und DE 7143 = ADU) ein Verweis auf die EAN-Nummer der Sortimentseinheit erfolgen.

Der erste Vorschlag wird für die Anwendung in EANCOM empfohlen.

4.1.3   Produktvarianten

Beim Datenaustausch können Aktionsvarianten bei Werbemaßnahmen benutzt werden, die nicht der Vergabe einer neuen EAN bedürfen. In diesem Fall wird ein zweistelliger Schlüssel zusätzlich zur EAN verwendet.

In EANCOM wird eine solche Artikelnummer im Segment PIA unter Verwendung des entsprechenden Schlüsselwertes (DE 7143 = PV) qualifiziert.

4.2  Identifikation logistischer Einheiten

Die Packstückverfolgung in der Lieferkette ist eine der Hauptanwendungen des EAN-Systems. Das Scannen der standardisierten Identifikationsnummer, mit der jede logistische Einheit markiert ist, erlaubt die Warenverfolgung physischer Einheiten durch Nutzung der Verbindung zwischen diesen physischen Einheiten und dem Informationsfluß, der durch die EANCOM-Nachrichten ermöglicht wird.

Logistische Einheiten sind definiert als physikalische Einheiten, die für Transport und Lagerung von Gütern zusammengestellt werden und innerhalb der Lieferkette individuell bewegt werden müssen. An diese logistischen Einheiten wird die Anforderung gestellt, sie mit einer standardisierten EAN-Identifikation zu kennzeichnen, die als Nummer der Versandeinheit (NVE) bekannt ist. Die NVE ermöglicht einen Kreislauf der Einheiten ohne Einschränkungen, da die Konstruktion der NVE weltweit eindeutig ist.

Das Verpackungskennzeichen sollte der Einfachkeit halber immer den Wert 3 haben, welches "undefinierte Versandeinheit" bedeutet. In den USA wird das Verpackungskennzeichen in einigen Branchen genutzt. Die vollständige Liste der Kennzeichen lautet dort wie folgt:

Die Basisnummer der ILN des Versenders wird dem Nutzer des EAN-Systems von einer Numerierungsorganisation zugeteilt. Sie trägt dazu bei, daß die NVE weltweit eindeutig ist. Sie gibt keinen Hinweis auf die Herkunft der gekennzeichneten Einheit.

Die laufende Nummer der Versandeinheit wird in eigener Verantwortung vom Systemnutzer vergeben. Sie wird im Anschluß an die Basisnummer der ILN des Versenders rechtsbündig eingestellt. Um die Eindeutigkeit sicherzustellen ist es sehr wichtig, innerhalb der nächsten 12 Monate die verwendete Nummer nicht zu wiederholen.

Die Prüfziffer wird entsprechend dem EAN-Standardalgorithmus berechnet.

4.3  Identifikation von Lokationen

Ein wichtiger Aspekt bei der Anwendung von Elektronischem Datenaustausch ist die Identifikation der Partner. Es ist erheblich wichtiger, unter EDI Ortsangaben präzise und unverwechselbar zu identifizieren, als dies auf traditionellen Papierdokumenten der Fall ist.

Die Internationale Lokationsnummer (ILN) ist eine 13-stellige nicht signifikante Referenznummer zur Identifikation von

• juristischen Personen, z. B. registrierte Unternehmen,
   
• Funktionalen Einheiten, z. B. spezifische Abteilungen innerhalb einer juristischen Person
   
• Physikalischen Einheiten, z. B. die Tür eines Warenhauses oder ein spezieller Raum in einem Gebäude.

Genaue Angaben in Zusammenhang mit der ILN, z. B. Name und Anschrift, Lokationstyp, Ansprechpartner, Kommunikationsverbindung, Bankverbindung, Lieferbedingungen oder Restriktionen, usw., werden in Computerdateien der Anwendersysteme zum späteren Gebrauch gespeichert.

Obwohl die ILN genau genommen ein Referenzschlüssel ist und keine Informationen über die identifizierte Lokation enthält, hat sie ein standardisiertes Format und erlaubt es, durch ihre Struktur, jede Lokationsnummer weltweit eindeutig und unverwechselbar zu identifizieren. Das Format und die Struktur sind wie folgt festgelegt:

1. Das Format für die ILN ist n13, d. h. ein 13-stelliges, nummerisches Feld fester Länge.
    
2. Die ILN beginnt immer (linksbündig) mit dem EAN-Präfix der zugehörigen Numerierungsorganisation.
    
3. Die dem EAN-Präfix folgenden Zeichen werden entsprechend der Vorgabe der jeweiligen Numerierungsorganisation vergeben, damit eine eindeutige und unverwechselbare Identifikation von Betrieben und Standorten ermöglicht wird.
    
4. Das letzte Zeichen der ILN ist eine Prüfziffer, die auf Basis der vorangehenden 12 Zeichen und unter Verwendung des standardisierten EAN-Prüfziffernalgorithmus berechnet wird.

Die ILN werden im elektronischen Datenaustausch (EDI) hauptsächlich zur Identifikation von Sendern und Empfängern einer elektronischen Übertragungsdatei und allen für den Geschäftsvorfall relevanten Partnern, wie Käufer, Verkäufer, Spediteur, usw., verwendet.

Die ILN kann auch in Applikationen der automatischen Datenerfassung (Automatic Data Capture - ADC) verwendet werden, um physische Lokationen zu identifizieren oder zur Codierung der Identifikation relevanter Partner in logistischen Anwendungen, z. B. die Lokationsnummer einer Empfangsadresse. Der EAN 128-Strichcodestandard mit den entsprechenden Datenbezeichnern sollte in ADC-Applikationen gemäß den Regeln des UCC/EAN-Datenbezeichnerstandards genutzt werden.

4.3.1   ILN - Anwendungsbeschreibung

In der täglichen Praxis der Geschäftswelt werden riesige Mengen von Informationen bezüglich Partnern und Lokationen erstellt und kommuniziert. Name und Anschriften werden auf Couverts für den Postversand geschrieben; der Ort, an den eine Lieferung gehen soll ist in den Transportdokumenten enthalten; EDI-Netzwerkadressen werden für EDI-Nachrichten verwendet, usw. Dies sind nur einige Beispiele der vielen Anwendungen der Tagespraxis, welche Partner oder Lokationen für Geschäftsvorfälle oder andere Kommunikationskontakte identifizieren.

Mit dem Aufkommen der elektronischen Kommunikation und insbesondere von EDI wurde der Bedarf an codierten Informationsmöglichkeiten der Partner immer akuter. Der Gebrauch codierter Information anstelle alphanummerischer Namen und Anschriften ist der Schlüssel für die erfolgreiche Implementierung eines EDI-Projekts.

EDI hat sich ständig weiterentwickelt: Aus den Anfangstagen, in denen EDI in großen Unternehmen intern eingesetzt wurde und extern zwischen einigen großen Handelspartnern bis zur Gegenwart, in der große EDI-Gruppen sich sowohl auf nationaler als auch auf internationaler Ebene gebildet haben. Besonders für die EDI-Anwender, die international Handel treiben, ist die Identifikation von Lokationen und Partnern mit einem internationalen Codierungssystem wichtig. Stellen Sie sich die enorme Komplexität und Verwirrung für ein Unternehmen vor, das viele Handelspartner hat, von denen jedes ein anderes Codierungsformat mit unterschiedlichen Regeln verwendet.

ILN bieten eine international anerkannte Standardlösung zur Identifikation von Partnern und Lokationen.

4.3.2   Was sind ILN?

ILN sind Referenzschlüssel für Computerdateien, die zur Übermittlung von Dingen (z. B. Güter, Informationen auf Papier, elektronische Informationen, usw.) an Lokationen (physische oder funktionale) oder Partner dienen.

ILN sind wie EAN-Artikelnummern eindeutig, nicht signifikant, international in ihrer Anwendung und basieren auf streng definierten Regeln. Eine ILN muß immer nummerisch sein und eine feste Länge von 13 Stellen haben. Jede ILN enthält in ihrer 13. Position ein Zeichen, das als Prüfziffer fungiert und die Korrektheit der Nummer sicherstellt, z. B. bei der Wiedererfassung. Die Regel zur Berechnung der Prüfziffer ist exakt die gleiche, die bei der Berechnung der Prüfziffer für die EAN-Artikelnummern benutzt wird.

Ist die ILN einmal zugewiesen worden, z. B. vom Besitzer der Lokation, wird sie eine eindeutige und universelle Referenz, die von allen benutzt werden kann.

4.3.3   Was können ILN identifizieren?

ILN können zur Identifikation all dessen benutzt werden, was existiert oder adressiert werden kann. Einige Beispiele dafür sind Unternehmen, Abteilungen, Räume, Fabriken, Regalplätze, Anlieferorte, Netzwerkadressen, usw.

4.3.4   Welche Information ist mit einer ILN verbunden?

Die Attribute eines Unternehmens oder einer Lokation sollten in einer Computerdatei unter Verwendung der ILN als Schlüssel zu dieser Information gespeichert werden. Ein Beispiel für den gespeicherten Typ einer Information könnte der komplette Name und die Anschrift eines Unternehmens, Bankverbindung und Kontonummer, Geschäftsverbindungen, Unternehmensprofil, usw. sein.

4.3.5   Können ILN strichcodiert und mit Scannern eingelesen werden?

ILN können im Strichcode dargestellt werden und, falls gewünscht, physisch auf die identifizierte Lokation aufgebracht werden. Dieser Strichcode kann mit einem Scanner eingelesen werden und stellt automatisch die Verbindung zu den Detailangaben bezüglich der Lokation her. Beachten Sie bitte, daß die EAN/UPC-Symbologie für die Codierung von EAN-Artikelnummern reserviert ist. ILN, denen der zugewiesene Datenbezeichner voransteht, können durch Anwendung des EAN 128-Strichcodestandards dargestellt werden.

4.3.6   Wie werden ILN in EDI benutzt?

Das EDIFACT-Nutzdaten-Kopfsegment UNB wird bei allen Datenaustauschverfahren angewendet, die den EDIFACT-Syntaxregeln unterliegen. Die Identität von Sender und Empfänger der Austauschdatei müssen in diesem Segment angegeben werden. Die Verwendung der ILN zur Identifikation der EDI-Partner auf dieser Ebene ist in EANCOM verbindlich.

Die Identifikation von Partnern und Lokationen innerhalb von EDI-Messages ist die Hauptanwendung der ILN. In EANCOM, der UN/EDIFACT-Implementierungsrichtlinie der EAN International, stehen eine Nachricht und einige Segmente zum Zwecke der Partneridentifikation zur Verfügung.

Der Nachrichtentyp "Partnerstammdaten" (PARTIN) ist die erste Nachricht, die zwischen Handelspartnern zu Beginn der Handelsbeziehung ausgetauscht wird. Sie wird zur Verbindung der ILN mit Lokationsinformationen und den zugehörigen operationalen, administrativen, kommerziellen und finanziellen Daten des Handelspartners benutzt sowie zur Angabe von Name und Anschrift, Kontaktpersonen, Bankverbindungen, usw.

Die Nachricht wird benutzt, um die ILN in den Dateien des Handelspartners zu speichern. Die der PARTIN folgenden Nachrichten müssen die ILN zur Identifikation von Partnern und Lokationen nutzen.

4.3.7   Was passiert bei Betriebsverlegungen oder Betriebsschließungen?

Von Zeit zu Zeit können sich Angaben bezüglich einer ILN ändern. Die Adresse, die durch eine ILN identifiziert wird, kann in einen neuen Besitz übergehen oder eine Adresse kann geschlossen werden und die Geschäfte, die von hier aus geführt werden, werden auf eine neue Adresse übertragen. Im Folgenden sind einige grundsätzliche Fälle zum Gebrauch (Wiedergebrauch) von Lokationsnummern beschrieben, die sich auf einen Wechsel der Verhältnisse, unter denen die Nummer ursprünglich vergeben wurde, beziehen.

Wenn ein Unternehmen eine Lokation (möglicherweise wegen Liquidation) an ein anderes Unternehmen verkauft - egal, ob dieses Unternehmen ILN anwendet oder nicht - sollte die ILN für die Adresse, die mit dem früheren Besitzer assoziiert war, gelöscht werden. Sollte der neue Besitzer der Adresse eine Identifikation mit einer ILN wünschen, sollte eine neue Nummer vergeben werden.

Wenn ein Unternehmen einen Standort schließt und einen neuen mit vergleichbarer Aufgabenstellung an einer neuen Adresse eröffnet, kann dieses Unternehmen entweder die existierende Lokationsnummer auf die neue Adresse übertragen oder für die neue Adresse eine neue Lokationsnummer vergeben. Der Grund für die Vergabe einer neuen Lokationsnummer kann in dem Wunsch begründet sein, Datensätze in Computerdateien zu erhalten, die die Leistungsfähigkeit der alten Lokation anzeigen. Zu einem späteren Zeitpunkt kann die Leistungsfähigkeit mit der der neuen Lokation verglichen werden.

Wenn sich eine Funktion, die durch ILN identifiziert wird, ändert, sollten die assoziierten Angaben zu dieser Lokationsnummer durch das Unternehmen, das für die Lokationsnummer verantwortlich zeichnet, in den entsprechenden Computerdateien geändert werden.

Eine gelöschte Lokationsnummer sollte nicht vor Ablauf von 3 Jahren wieder zugeordnet werden. (Die Vorgabe von 3 Jahren ist ein Mindestzeitraum, der durch die nationalen Numerierungsorganisationen abhängig von nationalen Anforderungen verlängert werden kann.) Die Sperrzeit muß lang genug sein, um Referenzen zu der alten Nummer von den Dateien der Handelspartner zu entfernen. Wenn die Nummer wiederverwendet wird, müssen die diesbezüglichen Angaben zum neuen Unternehmen/Lokation durch Verwendung des Nachrichtentyps PARTIN erneut übermittelt werden.

4.3.8   Die Beschaffung einer ILN

ILN sind bei jeder der weltweit vertretenen EAN-Numerierungsorganisationen verfügbar. Angaben zu den Regeln der Mitgliedschaft, die Kosten und Zuteilung der ILN sind direkt bei den EAN-Numerierungsorganisationen erhältlich.

4.4  Identifikation von Verpackungen (inkl. Mehrwegtransportverpackungen)

Die Identifikation von Mehrwegtransportverpackungen - MTV - (z. B. leere Flaschen, Kästen) kann in EANCOM von den Handelspartnern in der gleichen Weise wie die Identifikation von Waren- und Dienstleistungen durch Anwendung der EAN-Nummern vorgenommen werden, die die Handelspartner selbst vergeben. Einige Numerierungsorganisationen haben auf nationaler Ebene für gängige Typen von MTV einheitliche Nummern vergeben, um das Auftragswesen, die Belieferung und die Fakturierung zu erleichtern. Die EANCOM-Anwender sollten nach speziellen Regeln bei ihrer jeweiligen Numerierungsorganisation nachfragen.

Die Identifikation von MTV im Handelszyklus muß von den involvierten Handelspartnern vereinbart werden. Die MTV kann auf jeder Ebene des Handelszyklus identifiziert werden; d. h. wenn ein Produkt bestellt wird, welches in einer MTV geliefert werden soll, ist eine separate Position für die Bestellung dieser MTV notwendig sowie eine separate Position in der Liefermeldung, in der Wareneingangsmeldung, in der Rechnung, usw. Die Anwender können diese Abwicklung vereinfachen, indem vereinbart wird, daß bei Gütern, die in MTV geliefert werden, die Verpackung selbst nicht auf allen Stufen der Geschäftsabwicklung explizit identifiziert werden muß. Stattdessen können MTV in den Nachrichtentypen PRICAT oder PRODAT bzw. INVOICE in Verbindung mit einer Vereinbarung identifiziert werden, die besagt, daß überall dort, wo das Produkt identifiziert wird, die MTV miteinbezogen ist.

Die EAN-Organisationen unterstützen zwei Arten der Identifikation von Verpackungen, abhängig davon, ob Typ oder Ausführung einer Verpackung identifiziert werden muß (siehe MTV-Regelwerk).

4.4.1   EAN/U.P.C.-Nummer und Seriennummern von MTV

Die EAN/U.P.C.-Nummer und die Seriennummer für MTV erlaubt die Identifikation eines Verpackungstyps durch Anwendung des Datenbezeichners 8003, der folgendermaßen strukturiert ist:

• Ein Leerwertzeichen, Wert "0"
   
• 13-stellige EAN-Nummer, eindeutig für einen Verpackungstyp eines Eigentümers
   
• Seriennummer der Verpackung, variable Länge, maximal 16 Stellen. Sie wird vom Eigentümer vergeben und ist eindeutig. Dieses Feld ist optional.

4.4.2   EAN-Seriennummer zur Identifikation von Verpackungen

Die EAN-Seriennummer zur Identifikation von Verpackungen in Verbindung mit Datenbezeichner 8004 wird benutzt, wenn nur eine eindeutige Seriennummer zur Identifikation der Verpackung notwendig ist. Sie ist folgendermaßen strukturiert:

• Basisnummer der ILN, vergeben von der zuständigen Numerierungsorganisation. Basisnummern der UCC-Lokationsnummer werden durch eine führende Null verlängert. Die EAN-Numerierungsorganisationen geben Basisnummern der ILN mit variabler Länge aus, die linksbündig einzustellen sind.
   
• Die Seriennummer identifiziert die Verpackung und wird von dem Unternehmen festgelegt, das die Nummer herausgibt.
  

4.5  Angabe von Datum, Uhrzeit und Zeitspannen

Angaben über Datum, Uhrzeit und Zeitspannen werden im DTM-Segment bereitgestellt, das in allen EANCOM-Nachrichten vorkommt. EANCOM empfiehlt, das Datum im Format JJJJMMTT anzugeben. Zusätzlich empfiehlt EANCOM, daß alle Datumsangaben, die eine Jahresangabe enthalten, vierstellig, inklusive Jahrhundert dargestellt werden. Die unterschiedlichen Formate können durch die Verwendung des Qualifiers im Datenelement 2379 des DTM-Segments angegeben werden.

Die Zeit wird immer in der Ortszeit des Nachrichtensenders angegeben.

Um eine Zeitspanne anzugeben, ist die Anwendung von nur einem DTM-Segment unter Angabe der entsprechenden Codewerte in den Datenelementen 2005 und 2379 erforderlich. Die Angabe der aktuellen Daten eines Zeitraums sollte im Format JJJJMMTTJJJJMMTT erfolgen, wobei die erste Hälfte das "von-Datum" und die zweite Hälfte das "bis-Datum" enthält.

Beispiele:

4.6  Verwendung von Texten

Freie Texte sollten nach Möglichkeit in EDI-Nachrichten ganz vermieden werden. Beim Datenaustausch von Computer zu Computer, veranlassen solche Texte den Empfänger, die Daten manuell zu bearbeiten.

Da unter manchen Umständen freier Text erforderlich ist, wurde die grundsätzliche Möglichkeit geschaffen, solche Texte in EANCOM-Nachrichten zu verwenden. Dadurch kann der Sender allgemeine Informationen in EDI-Nachrichten übermitteln. Die Texte sollten niemals fehlende Schlüssel ersetzen oder Verarbeitungshinweise enthalten.

In EANCOM ist es möglich, häufig übertragene Freitextinformationen durch codierte Referenzen zu ersetzen. Dies läßt sich durch Verwendung bilateral abgesprochener Codewerte erreichen, die in der Datenelementgruppe C107 des FTX-Segments übertragen werden. Die Anwendung codierter Referenzen für Freitext reduziert die Fehlermöglichkeiten und ermöglicht die automatische Verarbeitung solcher Informationen.

Es wird empfohlen, so wenig wie möglich Gebrauch von freien Texten in EANCOM zu machen.

4.7  Produktbeschreibungen

EANCOM bietet zwei Formate für Produktbeschreibungen, Freitextbeschreibungen oder codierte Freitextbeschreibungen. Wo immer möglich, wird die Verwendung codierter Beschreibungen in EANCOM empfohlen, da es die Fehlermöglichkeit in der Beschreibung reduziert und die automatische Verarbeitung solcher Informationen ermöglicht.

Wenn die Beschreibung eine Freitextbeschreibung ist,

enthält Datenlement 7077 im IMD-Segment die Inhalte "F", "A", "D" oder "E". Datenelement 7081 kann optional benutzt werden, um den Typ der Beschreibung für die Codewerte zu erklären, z. B. Farbe, Muster, usw., und Datenelement 7008 enthält die aktuelle Beschreibung.

Wenn die Beschreibung ein codierte Beschreibung ist,

enthält das Datenelement 7077 ein "C". Datenelement 7081 kann optional benutzt werden, um den Typ der codierten Beschreibung weiter zu erläutern (siehe Bespiele oben). In Datenelement 7009 wird die aktuelle codierte Beschreibung untergebracht und in Datenelement 3055 wird die Quelle des Codes angegeben, z. B. EAN International.

EANCOM ermöglicht im internationalen Datenaustausch die Beschreibung von Produkten in verschiedenen Sprachen durch den Gebrauch des Datenelements 3453 im IMD-Segment.

4.8  Währungsangaben

In EANCOM wurde die Möglichkeit geschaffen, wenn notwendig, auch Währungsangaben zu Beträgen darzustellen. Bei nationaler Anwendung von EANCOM kann auf Währungsangaben verzichtet werden.

Beim internationalen Datenaustausch wird empfohlen, die in der Nachricht verwendete Währung explizit anzugeben. Dazu dient das Segment CUX. Es ist nur ein CUX-Segment erforderlich, um sowohl die Referenzwährung (jene Währung, in der alle Beträge erscheinen) als auch die Zielwährung (jene Währung, in die die Referenzwährung umgerechnet wird) anzugeben. Auch der Umrechnungskurs zwischen der Referenzwährung und der Zielwährung wird in diesem einen CUX-Segment angegeben.

Beispiel:

Die zu verwendenden Währungscodes sind im ISO-Standard 4217 definiert und in der Codeliste für Datenelement 6345 beschrieben.

4.9  Standard-Zu- und -Abschläge

In EANCOM ist die Angabe mehrerer Ebenen für Zu- und Abschlagsinformationen in kommerziellen Nachrichten auf Nachrichten-Gruppen- (nur PRICAT) und Positions-Ebene möglich. Das wird durch die Anwendung der ALC-Segmentgruppe ermöglicht, die normalerweise weitere Segmentgruppen, in denen die Zu- und Abschläge spezifiziert werden, enthält (z. B. QTY-RNG, MOA-RNG, usw.).

Wenn eine Nachricht, Produktgruppe oder ein individuelles Produkt verschiedenen Ebenen von Zu- und Abschlägen unterworfen ist, z. B. 10 % auf Bestellmengen zwischen 1.000 und 2.000 Einheiten, 10.000 BEF an Dienstleistungsgebühren, usw., wird empfohlen, jeden einzelnen Zu- oder Abschlag in einer separaten Wiederholung der ALC-Gruppe darzustellen unter Angabe der aktuellen Zu- und Abschläge, die in den Untergruppen neben dem ALC-Segment spezifiziert sind.
Zusätzlich ist es von enormer Wichtigkeit, die Reihenfolge der Berechnung mehrerer Zu- und Abschläge anzugeben, um ein korrektes Ergebnis sicherzustellen. Dies wird durch die Anwendung des Datenelements 1227 im ALC-Segment ermöglicht.

Beispiel:

4.10  Komplexe Verkaufsförderungsmaßnahmen

Zusätzlich zur Angabe einfacher Zu- und Abschläge eignet sich EANCOM auch zur Darstellung von komplexen Verkaufsförderungsmaßnahmen (Multi-Buy-Promotions, Kombiwerbung). Komplexe Verkaufsförderungsmaßnahmen zeichnen sich dadurch aus, daß die Gewährung von Abschlägen davon abhängt, daß eine ganze Reihe Kriterien erfüllt werden, z. B. 10 % Nachlaß, wenn 10 Positionen aus einer Liste von 20 bestellt werden. Es folgen einige Informationen und Richtlinien zum Gebrauch der komplexen Verkaufsförderungsmaßnahmen in EANCOM.

Die Angabe komplexer Verkaufsförderungsmaßnahmen in EANCOM baut auf den Gebrauch der Unterpositionierungsmöglichkeiten in der PRICAT-Nachricht auf (siehe Kapitel 4.11). Die ausgelobte Verkaufsförderungsmaßnahme und der Abschlag (Prozent, Menge oder Betrag) werden im LIN-Segment auf Hauptpositionsebene der Nachricht angegeben. Im LIN-Segment werden keine EAN-Artikelnummern angegeben und diese LIN-Segmentgruppe auf Hauptebene besteht ledglich aus LIN-, PIA- und IMD-Segmenten sowie der ALC-Segmentgruppe.

Die Produkte, für die die Verkaufsförderungsmaßnahme gilt, sind in zwei Gruppen eingeteilt. Kategorie 1 enthält solche, die gekauft werden müssen (Pflichtartikel und ihre Werte/Mengen), um die Kondition zu aktivieren und Kategorie 2 die zusätzlichen Wahlartikel der Kombiwerbung, wenn sie von den Artikeln abweichen, die gekauft werden müssen. Diese Produkttypen werden im Datenelement 4347 des PIA-Segments durch Verwendung der Codewerte 98 "Pflichtartikel aus Kombiwerbung" und 99 "Wahlartikel aus Kombiwerbung" identifiziert.

Wenn zwei oder mehr Produkte gekauft werden müssen (Kategorie 1) und jedes Produkt eine unterschiedliche Menge oder einen unterschiedlichen Wert hat, welche gekauft werden muß, werden diese Produkte (EAN-Artikelnummer) als einzelne Unterpositionszeilen der Verkaufsförderungsmaßnahme angegeben. Lautet die Kondition einfach: "Kaufe 3 aus einem Angebot von 20" (Kategorie 2) wird nur eine Unterpositionsebene benötigt. Die Liste der Kategorie 1-Produkte wird durch mehrfache Wiederholung des PIA-Segments angegeben. Kategorie 2-Produkte (falls erforderlich) müssen immer als eine separate Unterpositionszeile der Kondition angegeben werden, d. h. Kategorie 1- und 2-Produkte dürfen nie in derselben Unterposition gemischt werden.

Der angegebene Rabatt in der ALC-Gruppe auf Hauptebene bezieht sich immer auf Kategorie 2-Produkte - falls sie existieren. Gibt es keine Kategorie 2-Produkte, wird der Rabatt für die Kategorie 1-Produkte standardmäßig angewendet.

Es folgen einige Beispiele der unterschiedlichen Typen von komlexen Verkaufsförderungsmaßnahmen, wie sie in EANCOM dargestellt werden.

Beispiel 1:

Beim Kauf von 1 Kilo Steak und 250 Gramm Zwiebeln gibt es als Zugabe 1 Päckchen Steaksoße (Auswahl aus 5 verschiedenen Geschmacksrichtungen)

Beispiel 2:

Beim Kauf von drei frei auswählbaren Artikeln aus einer Liste von insgesamt 10 wird ein Nachlaß von 20% gewährt.

Beispiel 3:

Beim Kauf von zwei Hemden wird ein Nachlaß von 25% auf Krawatten gewährt.

4.11  Unterpositionen

Wann immer es möglich ist, sollten alle Produkte oder Dienstleistungen eindeutig durch eine EAN-Artikelnummer identifiziert und in einem einfachen LIN-Segment übertragen werden.

In EANCOM ist es jedoch auch möglich, die wesentlichen Bestandteile eines Produkts durch Verwendung von Unterpositionen zu identifizieren, z. B. ein Behälter, der mehrere unterschiedliche Produkte enthält, die auf Unterpositionsebene identifiziert werden. Alle Produktpositionen, die als Unterpositionszeilen identifiziert werden, müssen vorher als Hauptproduktzeile identifiziert worden sein. Die Identifikation von Produkten geschieht durch die Anwendung des EANCOM-Nachrichtentyps "Preisliste/Katalog" (PRICAT). Unterpositionszeilen sollten nur zur Angabe der Beziehung von Produkten untereinander, nicht aber für das komplette Produkt selbst verwendet werden.

Die Unterpositionstechnik ermöglicht es dem Anwender, eine komplette Produkt-Konfiguration als Baumstruktur darzustellen. Wie bei einem richtigen Baum gibt es immer nur einen Stamm, in diesem Fall den Basisartikel, mit vielen Ästen, die wiederum kleinen Äste enthalten. Die Äste bedeuten hier analog die Komponenten und Subkomponenten eines Produkts.

In dieser einfachen Darstellung eines Baumes gibt es einen Stamm und 6 Hauptäste. An den Ästen 1, 2, 3 und 4 gibt es weitere kleine Ästchen. Es ist nicht möglich, an eines der kleinen Ästchen zu kommen, ohne zuerst über den Stamm und Hauptast zu gehen. Die gleiche Restriktion gilt bei Anwendung der Unterpositionstechnik in EANCOM-Nachrichten; es gibt keinen Zugang zu einer Unterposition ohne zunächst den Zugang über die Position auf nächsthöherer Ebene zu suchen.

Jede EANCOM-Nachricht enthält eine Belegnummer und Positionsnummern, die innerhalb der Nachricht eindeutig sind und das Wiederfinden von Informationen in späteren EANCOM-Nachrichten sowie beim Aufbau von Verarbeitungsdateien ermöglichen. Innerhalb der EANCOM-Nachrichten wird der Aufbau komplexer Konfigurationen durch die Verbindung der Positionsnummern in Verbindung mit der Unterpositionskennzeichnung im LIN-Segment ermöglicht. EANCOM empfiehlt, die Positionsnummern im Datenelement 1082 des LIN-Segments sequentiell zu vergeben und bei jeder neuen Nachricht mit 1 zu beginnen. Das folgende Beispiel spiegelt die oben skizzierte Struktur wieder:

Die Informationen, die für Unterpositionen übermittelt werden können, sind auf folgende Punkte begrenzt:

• Eine Positionsnummer (LIN)
   
• Eine Unterpositionsanzeige (LIN)
   
• Eine Hauptpositionsnummer, auf die eine Unterposition verweist (LIN)
   
• Die Konfigurationsebene (LIN)
   
• Die EAN-Artikelnummer und/oder eine codierte Produktidentifikation (LIN/PIA)
   
• Falls notwendig, die Menge und/oder Maße des Produkts in der Unterposition (QTY/MEA)
   
• Falls erforderlich der Preis des Produkts in der Unterposition (PRI)

Es folgt eine kurze Beschreibung der Datenelemente, die die Unterposition identifizieren:

Unterpositions-Informationen (C 829): Die Datenelementgruppe C 829 verbindet die Anzeige für die Unterposition (DE 5495) und die Positionsnummer (DE 1082).

Anzeige für die Unterposition (DE 5495): Dieses codierte Datenelement mit nur einem Codewert, der 1, muß verwendet werden, um den Gebrauch der Unterposition anzuzeigen.

Positionsnummer (DE 1082): Dieses Datenelement wird benutzt, um die Positionsnummer (DE 1082 bei erster Verwendung) des Produkts auf der höheren Ebene anzuzeigen, auf die sich die aktuelle Unterposition bezieht.

Unterposition-Zuordnung (DE 7083): Gibt an, ob der Preis der Unterposition im Preis der Hauptposition enthalten ist oder nicht.

4.11.1   Änderung von Unterpositionen

Änderung von Produkten, die in Unterpositionen enthalten sind, können auf zwei Weisen durchgeführt werden:

• Die Änderung nicht-identifizierender Informationen (Beschreibungen, Preise, etc.) geschieht durch Übermittlung der Hauptposition LIN-PIA.
   
• Die Änderung identifizierender und/oder relationaler Informationen (Artikelnummer, enthaltene Menge) wird durch Übermittlung der LIN-/PIA-Segmente sowohl auf Haupt- als auch auf Unterpositionsebene durchgeführt.
   

Unterpositionen können benutzt werden, um die Beziehung innerhalb einer Produkthierarchie, z. B. zwischen Konsumenteneinheit und Liefereinheit, darzustellen. Die gleichen Regeln zur Identifikation der Produkthierarchie gelten auch für Sortimente, d. h. alle Ebenen des Produkts müssen zuerst auf Hauptebene beschrieben werden, bevor die Beziehung zwischen den Ebenen festgelegt werden kann.

4.11.2   Anwendungsbeispiele für Unterpositionen

Anwendung des PRICAT zur Abbildung der Produkthierarchie zwischen Konsumenten-, Handels- und Liefereinheiten

Es folgt ein Beispiel einer Nachricht Preisliste/Katalog, die die Ergänzung einer neuen Liefer-, Handels- und Verbrauchereinheit zu einer Datei des Handelspartners beeinhaltet. Die Beziehung oder Hierarchie zwischen den verschiedenen Produktebenen wird durch die Verwendung von Unterpositionen dargestellt.

Beachten Sie bitte, daß nur die Segmente zur Darstellung der Beziehung zwischen Hauptpositionen und Unterpositionen angegeben sind.

Die erste Verwendung des LIN mit Positionsnummer 1 wird zur Beschreibung der Verbrauchereinheit mit der Artikelnummer 5410738377131 verwendet und stellt eine Schachtel Corn Crispies dar. Da keine Referenz zu einer kleineren Einheit angegeben wird, werden keine Unterpositionen verwendet.

Die zweite Verwendung des LIN mit Positionsnummer 2 dient der Beschreibung der Handelseinheit mit der Artikelnummer 5410738377117 für eine Kiste Corn Crispies. Die Handelseinheit enthält 48 Einheiten der nächst-niedrigeren Ebene (Verbrauchereinheiten).

Die dritte Verwendung des LIN mit Positionsnummer 3 sagt aus, daß die vorab identifizierte Konsumenteneinheit mit der EAN 5410738377131 eine Unterposition der Handelseinheit der Artikelnummer 5410738377117 ist.

Die vierte Verwendung des LIN mit Positionsnummer 4 beschreibt die Liefereinheit mit der Artikelnummer 5410738251028 für eine Palette von Corn Crispies. Die Liefereinheit enthält 24 Einheiten der nächst-niedrigeren Ebene (z. B. Handelseinheiten).

Die fünfte Verwendung des LIN mit Positionsnummer 5 identifiziert die vorher beschriebene Handelseinheit mit der Artikelnummer 5410738377117 als Unterposition der Liefereinheit mit der Artikelnummer 5410738251028.

Bestellung einer Mischpackung oder Sortimentseinheit

Es folgt ein Beispiel eines Auftrags, mit dem eine Mischpackung bestellt wird, die dem Empfänger der Nachricht bereits bekannt ist. Die Mischpackung beinhaltet mehrere Produkte, von denen drei in diesem Auftrag bestellt werden.

Der Käufer, der die Nachricht versendet wird durch die ILN 4012345500004 identifiziert. Der Lieferant wird durch die ILN 5412345000020 identifiziert.

Die Nachricht, die am 01. Januar 1997 mit der Referenznummer PO12123 versendet wird, bestellt ein Erste-Hilfe-Set, das aus drei verschiedenen Produkten mit jeweils unterschiedlichen Mengen besteht.

Das Erste-Hilfe-Set ist wie folgt zusammengesetzt:

In diesem Beispiel werden 5.000 Einheiten des Erste-Hilfe-Sets bestellt, bei dem der Inhalt vor-definiert ist, so daß sich die Menge jedes enthaltenen Produkts durch Multiplikation mit der Bestellmenge ergibt.

4.12  Hierarchien in PRODAT

Eine Hierarchie in der EANCOM-Nachricht PRODAT (Produktstammdaten) ist eine Möglichkeit, mit der Produkte in eine Eltern-Kind-Beziehung verbunden werden können. Im Gegensatz zu Unterpositionen stellen Hierarchien explizit dar, ob ein Artikel die Eltern- oder Kindfunktion in einer Beziehung einnimmt.

Im wesentlichen stellt sich die Hierarchiestruktur der PRODAT wie die der Unterposition dar, d. h. als Baumstruktur. Die Minimalanforderung einer Hierarchiebeziehung in EANCOM ist das Vorhandensein eines Elternteils. Das zugehörige Produkt in der Kind-Funktion kann wiederum für ein anderes Produkt auf der nächsttieferen Hierarchieebene die Elternfunktion übernehmen.

Wenn mit Hilfe der Hierarchiemöglichkeit in PRODAT Produktkonfigurationen beschrieben werden sollen, müssen alle Bestandteile der Hierarchie zunächst als Hauptposition in der PRODAT übermittelt werden. Anschließend können die hierarchischen Beziehungen angegeben werden.

Das folgende Beispiel zeigt die Struktur:

4.13  Referenzierung in EANCOM

Die effiziente Anwendung von EANCOM beruht auf dem Gebrauch von Referenzen, um die Menge benötigter Daten, die in jeder Nachricht übermittelt werden zu reduzieren. Das Referenzverfahren bietet die Möglichkeit, Nachrichten mit unterschiedlichen externen Informationen zu verbinden, die mit oder ohne EDI übertragen wurden. Ein Vergleich mit manuellen Systemen könnte z. B. eine Rechnung sein, die Referenzen auf die Bestellung und die Lieferquittung enthält, ohne daß Kopien dieser Dokumente mit der Papierrechnung zur Verfügung gestellt werden. EDI arbeitet auf vergleichbarer Basis durch Nutzung des RFF-Segments, welches die Referenzierung auf andere übermittelbare Dokumente erlaubt, ohne daß die aktuellen Dokumente übermittelt werden müssen.

In den EANCOM-Nachrichten gibt es verschiedene Referenzmöglichkeiten, die genutzt werden können, zwischen Handelspartnern ausgetauschte Daten mit der physischen Bewegung von Waren oder Daten zu verbinden.

Von primärer Bedeutung in einem Geschäftsvorfall ist die Bestellnummer, die üblicherweise vom Käufer vergeben wird und eine eindeutige Referenz zum Geschäftsvorfall darstellt. Die Bestellnummer ist in verschiedenen EANCOM-Nachrichten enthalten, die der aktuellen EANCOM-Bestellung folgen (z. B. Bestellantwort, Liefermeldung, Wareneingangsmeldung, Rechnung, Zahlungsavis) und dient als Verbindungsinformation verschiedener Nachrichten im EANCOM-Nachrichtenfluß. Gemeinsam mit der Bestellnummer dienen Positionsnummern der eindeutigen Identifizierung einer Positionszeile für Referenzzwecke.

Wichtig zu beachten ist, daß es nicht empfohlen wird, EAN-Artikelnummern zur eindeutigen Positionszeilen-Referenzierung in EANCOM-Nachrichten zu benutzen. Der Grund dafür ist die Möglichkeit, EAN-Nummern innerhalb derselben Nachricht zu wiederholen, z. B. wenn derselbe Artikel für verschiedene Lieferanschriften bestellt wird.

Die einzig mögliche Methode in EANCOM, frühere EANCOM-Nachrichten eindeutig zu identifizieren ist, ihre Belegnummer (die im DE 1004 des BGM-Segments der Originalnachricht angegeben ist) im DE 1153 des RFF-Segments wiederzuverwenden. Sollte es notwendig sein, eine individuelle Positionszeile zu identifizieren (die im DE 1082 des LIN-Segments der Originalnachricht angegeben ist) geschieht dies im DE 1156 des RFF-Segments.

Es folgt ein einfaches Beispiel:

Ein Käufer sendet drei Bestellungen und fordert die Lieferung des Produktes mit der EAN 5012345000220 an die unten angegebenen Lokationen.

Um auf diese Positionszeilen Bezug zu nehmen - vielleicht in einer folgenden Nachricht, wie einem Lieferavis, würde man die folgenden RFF-Segmente nutzen:

4.14  Verpackungskennzeichnung in EANCOM

EANCOM ermöglicht die Angabe von Markierungen und Nummern, welche auf der physischen Verpackung eines Produkts oder einer Sendung aufgebracht wurden oder aufgebracht werden sollen. Diese Funktionalitäten werden durch die PCI- und GIN-Segmente übernommen, welche normalerweise unterhalb des PAC-Segments angesiedelt sind. Die folgenden Richtlinien sollten bei der Entscheidung beachtet werden, welches Segment mit welchen Dateninhalten für die Verpackungsmarkierung benutzt wird.

Lesbare Markierungen

Es wird empfohlen, Markierungen, die vom Menschen gelesen werden sollen, als Freitext im PCI-Segment unterzubringen, wobei das Datenelement 7102 so oft wie nötig wiederholt wird.

Obwohl solche Markierungen eventuell schon als formatierte Information in anderen Segmenten der LIN-Gruppe angegeben wurden, sind diese Formate nicht dafür bestimmt, vom Menschen gelesen zu werden, z. B. in einem DTM-Segment würde ein Datum das Format "011096" haben, während die Übersetzung in ein lesbares Format "01. Oktober 1996" lautet.

Im Datenelement 4233 wird der Typ der angegebenen Markierung (im DE 7102, z. B. Verfalldatum) qualifiziert.

Markierungen zu Identifikationszwecken

Es wird empfohlen, Markierungen, die für Identifikationszwecke, elektronische Datenerfassung oder Packungstückverfolgung (z. B. Chargennummer oder Nummer der Versandeinheit) verwendet werden, im Datenelement 7402 des GIN-Segments anzugeben. Die Qualifikation für den Typ des verwendeten Identifikationscodes wird im Datenelement 7405 untergebracht.

© Copyright CCG, Köln 1999