EANCOM-Nachrichtenset Wareneingangsmeldung 1. Einführung Sprachauswahl:

Vorwort

Ziel der vorliegenden Broschüre ist es, eine Dokumentation anzubieten, mit der Wareneingangsdaten im Bedarfsfall zwischen Geschäftspartnern übermittelt werden können.

Basis dieser Ausarbeitung ist der internationale Standard EANCOM^® 2002. Zur Übermittlung der notwendigen Informationen wird der Nachrichtentyp RECADV 005 verwendet. Als Dokumentationstool wurde GEFEG.FX (Gefeg mbH, Berlin) benutzt.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, daß die Broschüre nicht die komplette Originalbeschreibung der entsprechenden Kapitel und weitere relevante Hinweise der EANCOM^® 2002-Dokumentation ersetzt. Es handelt sich vielmehr um eine Beschreibung der zu verwendenden Segmente, Datenelemente und Codes für eine spezielle Aufgabenstellung.

Die vorliegende Dokumentation wurde von der GS1 Germany GmbH, Köln, erstellt. Jegliche Haftungsansprüche gegenüber GS1 Germany sind ausgeschlossen. Die Inhalte der Broschüre unterliegen dem Copyright von GS1 Germany und dürfen auch auszugsweise nur mit schriftlicher Genehmigung von GS1 Germany vervielfältigt oder an Dritte weitergegeben werden.

GS1 Germany dankt an dieser Stelle allen Fachleuten, die mit ihrem Wissen und ihrer Erfahrung aus der täglichen Praxis maßgebliche Beiträge zu dieser Anwendungsempfehlung geleistet haben.

Wichtiger Hinweis:

Um den Anforderungen des HGB § 37a (Angaben auf Geschäftsbriefen) gerecht zu werden, wurde in allen NAD-Segmenten, die einen Nachrichtensender identifizieren können, die Datenelementgruppe C058 geöffnet. Sollten die 5 Datenelemente (DE) 3124 mit jeweils bis zu 35 Stellen nicht ausreichen, werden direkt nachfolgende RFF-Segmente, qualifiziert mit DE 1153 = GN verwendet, das DE 1154 hat jeweils eine Kapazität von bis zu 70 Stellen. Nur in den Fällen, wo dem NAD-Segment keine RFF-Segmente folgen, dürfen RFF+GN... aus dem Kopfteil der Nachricht für diesen Zweck verwendet werden. Innerhalb dieser Anwendungsempfehlungen von GS1 Germany sind davon nur die Nachrichten REMADV und SLSFCT betroffen.

Konventionen

Die vorliegende Dokumentation bietet verschiedene Einstiegsmöglichkeiten:

Abschnitt 2 "Betriebswirtschaftliche Begriffe" bietet ein Verzeichnis zum Direkteinstieg anhand der laufenden Segmentnummer.

Abschnitt 3 "Nachrichtenstruktur" listet die einzelnen verwendeten Segmente in der Reihenfolge auf, wie sie durch die EANCOM^®-Nachricht vorgegeben ist. Dabei wird in der Regel für jede Information ein eigenes Segment beschrieben. Ausnahmen entstehen dann, wenn ein Segment nur in begrenzter Anzahl vorkommen und alternative Informationen enthalten kann, z.B. Segment BGM.

Abschnitt 4 "Nachrichtendiagramm" listet die einzelnen verwendeten Segmente in der Reihenfolge auf, die durch die EANCOM^®-Nachricht vorgegeben ist. Allerdings wird jedes Segment nur einmal angezeigt. Dadurch können sich Sprünge in der laufenden Nummerierung gegenüber der Nachrichtenstruktur ergeben.

Abschnitt 5 "Segmentbeschreibung" liefert eine kurze Zusammenfassung der Verwendung jedes Segmentes.

In Abschnitt 6 "Segmentlayout" wurde eine Darstellung gewählt, die die betriebswirtschaftlichen Begriffe (Daten aus der Inhouse-Applikation) den entsprechenden Elementen der EANCOM^® -Syntax gegenüberstellt.

In Abschnitt 7 "EANCOM^®-Segmentlayout" wird die Nachricht im gleichen Layout wie im EANCOM^® -Manual dargestellt.

Zu Abschnitt 6 und 7:

Die Layouts wurden um eine zusätzliche Status-Spalte "GER" ergänzt, die immer dann einen Eintrag hat, wenn der Empfehlungs-Status vom EANCOM^®-Status abweicht. Ist die Statusangabe schwächer als der EANCOM^®-Status, kann die Angabe (bei nur einer Angabe das Segment) ausgelassen werden.

Im Normalfall sind die Codenamen in roter Farbe dargestellt, d.h. sie sind innerhalb der Anwendungsempfehlung als restriktiv anzusehen und sollten ohne Absprache mit dem Datenaustausch-Partner nicht geändert/ersetzt werden. Sind Codewerte als Beispiel angegeben, werden sie in blauer Farbe dargestellt, z.B. Maßangaben. In diesem Fall sind alle Werte der entsprechenden Codeliste zugelassen.

Abschnitt 8 "Beispiel(e)" enthält mindestens ein kommentiertes Beispiel für eine Nachricht.

Beachten Sie bitte, dass aus dokumentationstechnischen Gründen in den Beispielen Datenelement-Trennzeichen enthalten sein können, die in Echtnachrichten durch Gruppen-Trennzeichen dargestellt werden müssen.

Folgende Konventionen gelten für die vorliegende Dokumentation:

Nachrichtenaufbau

Kopf-Teil
Angabe von Nachrichtensender, -empfänger, Lieferanschrift, Wareneingangs-datum und Dokumentennummer.

Positions-Teil
Der Positionsteil spiegelt den Positionsteil der DESADV-Nachricht und wird ggf. benötigt, um Abweichungen zwischen avisierten und erhaltenen Waren mitzuteilen.

Summen-Teil
Der Summenteil hat rein syntaktische Funktion und enthält keine Daten.

Projektbeschreibung

Die Wareneingangsmeldung wird nach Wareneingang vom Handel an den Lieferanten übermittelt. Sie enthält Einzelheiten zu Gütern, die aufgrund von vereinbarten Bedingungen empfangen wurden.

Die Nachricht bezieht sich auf einen Empfangsort und einen Versandort und kann mehrere unterschiedliche Einzelpositionen und Packstücke umfassen. Mit Hilfe dieser Nachricht weiß der Versender, welche Waren der Lieferung entgegengenommen und akzeptiert wurden bzw. welche nicht akzeptiert wurden.

Neu ab Empfehlung 2008:

Die RECADV sollte die kompletten Daten der zugrunde liegenden DESADV-Nachricht spiegeln. Korrekt belieferte Positionen werden dabei genauso kommuniziert wie eventuelle Abweichungen durch Mängel, Bruch etc. Auf diese Weise kann der Versender der Ware einen positionsweisen Abgleich durchführen.

Die Übermittlung eines Lieferavis (DESADV) inklusive der GLN durch den Versender der Ware ist dabei eine Voraussetzung. Die resultierende RECADV enthält dann wiederum alle Kopf- und Positionsinformationen inklusive der GLN. Zu empfehlen ist ebenso die Chargeninformationen zurückzusenden. Dies muss bilateral mit den Partnern vereinbart werden. Sie ist zwar, wie die GLN auch, keine Mussangabe, dient jedoch dazu, eine eindeutige Rückverfolgbarkeit durch entsprechende Chargenverfolgung und somit auch Austausch der entsprechenden Informationen zu gewährleisten. Der Versender erhält detaillierte Informationen über alle gelieferten Positionen. Sowohl Abweichungen als auch die korrekte Belieferung werden kommuniziert. Die Daten aus der Wareneingangsmeldung können direkt zur Erstellung der Rechnung herangezogen werden.

Diese Vorgehensweise wird empfohlen, um spätere Rechnungsdifferenzen zu minimieren.

Die Segmente QTY und QVR in SG 22

Übersicht über die verwendeten Qualifier:

Beispiele:

1. Akzeptanz der vollständigen Lieferung

Die Nachricht RECADV spiegelt Kopf- und Positionsteil der empfangen DESADV-Nachricht und enthält im Kopfteil eine Referenz auf deren Dokumentennummer.

In allen folgenden Fällen spiegelt die Nachricht RECADV Kopf- und Positionsteil der empfangen DESADV-Nachricht und enthält im Kopfteil eine Referenz auf deren Dokumentennummer. Zusätzlich enthält der Positionsteil Informationen über Differenzen zwischen bestellter und empfangener/akzeptierter Menge.

2. Information über beschädigte Ware

3. Teillieferung mit beschädigter Ware, die vernichtet wird

4. Teillieferung mit Nachlieferung

5. Übermenge zurück

6. Ware nicht bestellt, zurück

7. Haltbarkeitsdatum inakzeptabel

8. Zu spät geliefert, zurück